Slik automatiserer du kommunikasjonen med deltakerne med Zapier

I en hektisk arrangementsverden er effektivitet et nøkkelord. For deg som løpsarrangør er det ikke bare en logistisk utfordring å sikre sømløs kommunikasjon med deltakerne, men også et viktig aspekt for å skape en minneverdig opplevelse. Her er Zapier din beste venn. Zapier er et kraftig verktøy som kan revolusjonere måten du håndterer kommunikasjonen med deltakerne på. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvorfor det er viktig for løpsarrangører å standardisere og automatisere kommunikasjonen med deltakerne. La oss se hvordan Zapier kan være en game-changer for deg.

Hva er Zapier?

Zapier er et nettbasert automatiseringsverktøy som lar deg koble sammen favorittappene dine. For eksempel e-post, meldingsplattformer og mye mer. Med Zapier kan du automatisere gjentatte oppgaver ved å opprette arbeidsflyter, såkalte "Zaps". Disse Zaps muliggjør sømløs kommunikasjon og dataoverføring mellom ulike applikasjoner. Dette eliminerer behovet for manuell inngripen. Du sparer med andre ord mye tid! 

Hvorfor bør du automatisere kommunikasjonen med deltakerne?

Effektiv og konsekvent kommunikasjon er avgjørende for at et arrangement skal bli vellykket. Og løp er som kjent intet unntak. Her er noen av fordelene ved å automatisere kommunikasjonen med deltakerne:

• Spar tid: Automatisering av repetitive oppgaver som å sende påmeldingsvelkomst, løpsinformasjon og spørreundersøkelser i etterkant av arrangementet frigjør verdifull tid for deg.
• Vær konsekvent: Standardisert kommunikasjon sikrer at alle deltakerne får den samme informasjonen, noe som reduserer sannsynligheten for forvirring og misforståelser.
• Personlig tilpasning: Til tross for automatiseringen kan du tilpasse meldingene basert på deltakernes data, slik at hver kommunikasjon føles skreddersydd for den enkelte.
• Reduser antall feil: Manuell dataregistrering kan føre til feil. Automatisering minimerer risikoen for skrivefeil eller unøyaktigheter i kommunikasjonen med deltakerne.
• Forbedre engasjementet: Automatiserte påminnelser og oppdateringer holder deltakerne engasjerte og informerte, noe som forbedrer helhetsopplevelsen og gjør arrangementet bedre. 

Ta ikke bare mitt ord for det, men hør vår kunde Nicholas Roman fortelle om hvordan han satte opp RaceID med Zapier, og få flere verdifulle tips om hvordan du gjør det: 

Slik kobler du en Zap fra RaceID til en app etter eget valg

Nå skal vi se nærmere på hvordan du setter opp en Zapier fra RaceID til din foretrukne kommunikasjonsapp. Du kan selvfølgelig bruke Zapier mellom alle verktøyene du bruker, men vi tar RaceID som eksempel her, siden vi har satt opp en praktisk integrasjon direkte fra dashbordet ditt. 

1. Opprett en Zapier-konto: Hvis du ikke har en, kan du registrere deg for en Zapier-konto.
2. Start en Zap og velg Webhook som utløser: Det genereres en Webhook-URL som du kan kopiere. 
3. Koble RaceID-kontoen din til zappen: Åpne Race-arrangementet ditt i admin og finn alternativet "Legg til integrering" i innstillingene. Følg instruksjonene for å koble webhook-URL-en til RaceID-arrangementet ditt på en sikker måte. Se alle detaljer med skjermbilder av trinnene i veiledningen her.
4. Konfigurer handlingsappen: Velg appen der du vil sende data fra RaceID og automatisere kommunikasjonen, for eksempel Gmail, Mailchimp, Slack eller en annen meldingsplattform. Konfigurer handlingshendelsen, for eksempel å sende en e-post.
5. Tilordne datafelter: Sørg for at deltakerdata fra RaceID er korrekt tilordnet feltene i appen du har valgt.
6. Test zappen: Kjør en test for å sikre at automatiseringen fungerer som den skal.
7. Aktiver din Zap: Når du er fornøyd med testen, aktiverer du zappen og ser hvordan kommunikasjonen med deltakerne automatiseres sømløst.

Du finner mer informasjon om oppsettet i denne trinnvise supportveiledningen. 

I en løpsverden der hvert sekund teller, er det å automatisere kommunikasjonen med deltakerne et strategisk grep for å lykkes. Så ta spranget inn i Zapier-verdenen og endre måten du kommuniserer med deltakerne på - deltakerne vil takke deg for det!

Hvis du har spørsmål eller ønsker hjelp til å opprette en RaceID-konto for ditt løp, er du velkommen til å ta kontakt med oss. komme i gang og prøve det selv!