Combien coûte l'organisation d'un marathon ?

Avant de travailler dans le secteur des courses d'endurance, je ne pensais pas tellement à tout ce qui se passait dans les coulisses d'une course. En tant qu'athlète, il suffit de payer son inscription et de profiter de la course. Mais il y a tellement d'autres choses auxquelles les organisateurs de courses doivent penser, et cela demande beaucoup de ressources pour que cela se produise ! Cet article décrit en détail les étapes nécessaires à l'organisation d'un marathon et le coût de chacune d'entre elles. 

Comme vous le savez sans doute, un marathon est une course à pied de longue distance dont la distance officielle est de 42,195 kilomètres (26 miles et 385 yards). Le marathon s'inspire de l'"histoire" grecque : un soldat grec a parcouru la distance entre la ville de Marathon et Athènes, apportant la nouvelle importante d'une bataille victorieuse contre les Perses. La distance qu'il a réellement parcourue fait l'objet d'un débat, et la première course de marathon de l'histoire (Jeux olympiques de 1896) s'est déroulée sur environ 40 km. Pendant longtemps, les marathons ont eu des distances légèrement différentes jusqu'à ce qu'elles soient normalisées en 1921 par l'IAAF. La distance retenue est celle des Jeux olympiques de 1908 (Londres), dont le parcours était compris entre le château de Windsor (résidence de la reine) et le stade de White City, plus un tour de piste pour finir.

Les marathons sont aujourd'hui l'un des événements de masse les plus populaires et on en trouve dans le monde entier. Parmi les marathons les plus célèbres, le marathon de New York, le marathon de Boston et le marathon de Londres attirent chaque année plus de 30 000 participants.

L'organisation d'un marathon peut sembler une tâche ardue. En réalité, les coûts sont en grande partie les mêmes que pour tout autre événement plus court, bien qu'il faille tenir compte de la longueur supplémentaire du parcours et de la durée de la course. Vous trouverez ci-dessous une ventilation de certains coûts typiques (ces chiffres sont basés sur des prix européens/américains, d'autres localités peuvent varier). 

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Répartition des coûts pour l'organisation d'un marathon

Location du lieu et cours

La première étape de l'organisation d'un marathon consiste à choisir le lieu. Si la plupart des organisateurs choisissent une ville ou un village proche de leur domicile, certains peuvent souhaiter organiser la course dans un endroit particulièrement beau, ailleurs. Il peut être utile de trouver un lieu qui a déjà été utilisé auparavant, afin de gagner du temps et de l'argent sur les autorisations et les assurances, et il peut être plus facile de convaincre les autorités locales d'obtenir les autorisations nécessaires. 

Vous aurez besoin d'un lieu quelconque qui servira de base pour les participants, les spectateurs et le personnel. Il peut s'agir d'un lieu intérieur ou extérieur, idéalement proche du départ ou de l'arrivée. La location d'un site peut coûter entre 500 et 10 000 euros par jour, selon sa taille et son emplacement. 

Il y a aussi le coût du terrain. Les marathons peuvent nécessiter beaucoup d'espace, et vous devrez le louer ou l'acheter à un propriétaire. S'il appartient au public, vous devez demander un permis. Plus la course est importante et plus il y a de participants, plus le coût est élevé. 

Il faut également tenir compte du coût minime de l'achat de matériel pour le balisage du parcours, comme les rubans, les barrières, les drapeaux et les panneaux. 

Permis 

Vous devrez contacter votre collectivité locale ou la police pour savoir quels permis vous devez demander pour organiser votre événement. Ces démarches sont généralement payantes et peuvent varier considérablement en fonction de la taille de votre événement et de votre pays. Assurez-vous de vous renseigner sur les lois en vigueur dans votre région. Consultez cet article pour plus de détails sur la manière de demander un permis. Un permis peut coûter de 50 € à plusieurs milliers d'euros.

Assurance

Vient ensuite l'assurance. Si vous n'avez pas assuré votre entreprise ou votre événement et qu'une personne est blessée pendant votre événement, elle pourrait vous poursuivre pour des millions de dollars de dommages et intérêts. Vous devez également couvrir votre responsabilité contre le risque de blessure ou de décès en disposant d'un personnel médical disponible à tout moment, en particulier si les participants doivent signer une décharge avant de prendre part à la course. Assurez-vous que vos participants acceptent vos conditions lorsqu'ils s'inscrivent à votre course afin d'éviter tout problème juridique futur. 

Sécurité et personnel médical

Il est recommandé d'engager des agents de sécurité pour maintenir l'ordre pendant la course, surtout si vous accueillez des milliers de coureurs dans une même zone. Cela peut coûter entre 1 000 et 20 000 euros, en fonction du nombre d'agents dont vous avez besoin et de leur salaire horaire (le salaire minimum varie en fonction du pays et du lieu).

Personnel médical - il est essentiel d'avoir du personnel paramédical à portée de main à tout moment de la course, car les accidents peuvent survenir à tout moment. Veillez à effectuer une évaluation des risques de votre marathon, afin de vous préparer et d'atténuer autant de risques que possible.

Personnel et bénévoles

Selon la taille de votre événement, vous aurez peut-être besoin d'aide pour l'organiser. En général, vous pouvez trouver des bénévoles ou des marshalls pour vous aider. Vous devrez probablement embaucher quelques personnes pour travailler étroitement avec vous au sein de votre équipe, surtout si vous visez l'organisation d'un marathon avec des milliers de participants. Consultez quelques idées sur les différents rôles ici.

Marketing, accessoires, chemises, médailles et marchandises

Le marketing est l'une des parties les plus importantes du processus de préparation, car il permet d'attirer des coureurs désireux de participer à votre course et donc de générer des revenus. Vous pouvez faire de la publicité sur des sites de médias sociaux tels que Facebook et Twitter, ainsi que dans les journaux locaux et les stations de radio. Nous vous donnons nos meilleurs conseils en matière de marketing dans cet article.

Vous voudrez probablement aussi offrir aux coureurs une sorte de cadeau pour leur participation, inclus dans les frais de départ. Il est courant de recevoir un t-shirt de finisseur, par exemple, et de nombreux coureurs les collectionnent avec passion. Les t-shirts de coureur peuvent coûter entre 10 et 30 EUR par t-shirt. 

De même, les médailles sont importantes pour de nombreux coureurs. Elles peuvent également coûter de 10 à 20 EUR par personne. Veillez à rechercher des alternatives durables et modernes durables et modernes !

Prévoyez également d'acheter de la nourriture ou des boissons pour vos coureurs. Cela inclut les liquides et les collations aux stations d'énergie. Un marathon est long, et vous voudrez peut-être prévoir des stations d'énergie au moins tous les 5 kilomètres. 

Inscription et horaires

Vous aurez besoin d'un fournisseur ou d'une plateforme qui s'occupe de votre processus d'inscriptiony compris la prise en charge des paiements, la génération des listes de départ et leur connexion à votre système de chronométrage. Ces outils facturent généralement des frais par transaction, soit 3 à 20 % des droits d'inscription. Certains organisateurs répercutent ces frais sur les participants (ils augmentent les frais d'inscription en fonction des coûts de la plateforme). En général, il ne s'agit pas d'un coût relatif énorme. Lorsque vous choisissez une plateforme, pensez à la fois aux fonctionnalités dont vous avez besoin et à l'expérience utilisateur (y compris l'expérience utilisateur des participants !). Si vous souhaitez en savoir plus sur le choix d'une plateforme d'inscription, nous vous proposons cet article qui va plus en profondeur.

Le chronométrage de votre événement peut être coûteux, mais il est nécessaire si vous voulez obtenir des résultats précis de chaque coureur afin qu'il puisse recevoir son temps d'arrivée et ses récompenses. Certaines courses utilisent des systèmes manuels tandis que d'autres ont recours à des systèmes numériques et à un chronométrage par puce ou RFID qui nécessite du personnel et le transport d'équipements lourds. Les systèmes de chronométrage par puce coûtent généralement entre 2 000 et 5 000 euros, et vous devrez y ajouter un coût par participant ou par puce, qui peut être de 2 à 3 euros par personne. Pour évaluer les différentes méthodes de chronométrage, consultez cette comparaison des chronomètres à puce et cet article qui compare le chronométrage par puce et le chronométrage par application.

En résumé : Combien coûte l'organisation d'un marathon ?

Si nous calculons une estimation pour tout ce qui précède, en utilisant notre calculateur de coût de coursepour une course de 2000 coureurs, le coût approximatif de l'organisation d'un marathon (en Europe/aux États-Unis) est d'environ 85 000 euros. Ce montant comprend 2000 coureurs, 10 employés, les médailles, les t-shirts, le chronométrage, l'inscription, 2000 euros de location de site ou de permis et un budget marketing de 15 000 euros. Cela peut sembler beaucoup d'argent, mais si vous calculez 100 euros (ce qui est la limite supérieure des frais d'inscription moyens pour les marathons), vous ferez un bénéfice de plus de 100 000 euros (bien sûr, une partie de cette somme servira également à couvrir les dépenses de votre entreprise et à vous verser un salaire). Une autre façon de procéder consiste à fixer les frais d'inscription que vous souhaitez proposer, puis à travailler en amont pour voir où vous devez réduire les coûts - ce qui peut s'avérer pertinent sur des marchés concurrentiels si vous n'avez pas d'argument de vente unique par rapport aux autres courses de votre région.

Voici à quoi ressemble la calculatrice, avec l'exemple ci-dessus :

Alors qu'attendez-vous ? Commencez dès aujourd'hui en téléchargeant la liste de contrôle de l'organisateur ultime. Bonne chance !