Nicholas Roman & RaceID - Gagner du temps avec l'automatisation

Dans cet entretien avec Nicholas Roman, vous découvrirez comment il utilise l'automatisation en connectant les données d'inscription de RaceID avec son fournisseur de marketing par courriel pour gagner un temps fou, tout en s'assurant que ses participants reçoivent la bonne information au bon moment. 

Nicholas Roman est le tout premier client de RaceID. Il est un organisateur de courses actif et un entrepreneur de la santé en Suède avec une multitude de projets, y compris sa société Challengize où il aide les entreprises à prospérer par le biais d'événements et d'activités amusantes en plein air. Les prochaines courses organisées par Nicholas sont Week-end EX Swimrun qui comprend deux courses : l'ARK Supersprint et l'EX22 Spring Edition, une course de 23 km. L'ARK Supersprint est la première du genre et voit l'élite du Swimrun s'affronter dans d'épuisantes éliminations en tête-à-tête sur un parcours extrêmement court pour le titre de champion du Supersprint. Le lendemain, une course de 23 km ouverte à tous est organisée dans les environs d'Edsviken, à la périphérie de Stockholm. Il organise également la course Ultra SMIR (Stockholm Multi-Island Run) où vous courez deux par deux à travers tout l'archipel de Stockholm avec des bateaux rapides qui vous emmènent entre les îles, ainsi que le Marathon d'été et d'hiver de Sollentuna. Dans cette course, vous courez un semi-marathon en hiver et un autre sur de beaux sentiers en été, et vous additionnez les temps pour obtenir un résultat final.

Voyons ce que Nicholas a à dire ! Vous pouvez également regarder l'interview complète, avec des suppléments, en format vidéo ici : 

Pouvez-vous nous parler un peu de vous et nous dire comment vous avez commencé à organiser des courses ? 

Je suis un entrepreneur dans le domaine de la santé électronique et j'ai commencé à organiser des courses il y a six ou sept ans, afin de commercialiser mon produit et ma société Challengize. J'organise principalement des courses à pied, et toujours des courses avec une particularité ou une sorte de "facteur de surprise" où l'expérience est l'élément central.  

Nicholas, vous êtes en fait notre tout premier client sous le nom de RaceID. Pouvez-vous nous dire un peu pourquoi vous avez choisi RaceID à l'époque et comment la plateforme a évolué au fil des ans ?

À l'époque, j'étais sur le point d'organiser ma toute première course. J'ai hérité d'une course sur l'île de Runmarö, où j'ai une maison d'été, et nous l'avons appelée RUNmaröloppen (loppen signifiant course en suédois). L'organisation était très simple, avec un chronomètre et un crayon pour enregistrer les temps.

Je commençais à être stressé par la situation et je ne savais pas par où commencer, car mon objectif était de développer la course. Heureusement, j'ai rencontré Erik et Johan (cofondateurs de RaceID) lors d'une soirée et je leur ai parlé de ma course à venir. Erik m'a alors dit, autour d'une bière : "Génial, nous avons ce nouveau produit {application d'inscription et de chronométrage RaceID} que nous venons de lancer et que vous pouvez utiliser si vous le souhaitez. Nous viendrons le tester sur votre course ! Depuis ce jour (malgré quelques contretemps, histoires drôles et défis en cours de route), je suis un client de RaceID et cela a parfaitement fonctionné pour moi. 

La plate-forme n'a cessé de s'améliorer au fil des ans. Elle dispose maintenant d'un grand nombre de fonctions qui manquaient au début, et aussi d'un tas de nouvelles fonctions dont je n'aurais jamais imaginé avoir besoin, et dont je ne peux plus me passer ! Je suis très heureux de mon installation maintenant, pour toutes mes courses. 

C'est bon à entendre. Et je pense que nous avons reçu de précieux commentaires de votre part au fil des ans pour nous aider à améliorer la plate-forme ! Je vous en remercie donc. Je sais aussi que vous êtes un super utilisateur de la plateforme, notamment en ce qui concerne la connexion Zapier. Pouvez-vous nous parler un peu de la façon dont vous utilisez cet outil ?

NR : Zapier est une plateforme ou une application tierce qui connecte automatiquement différentes applications et systèmes par le biais de ce qu'ils appellent des " Zaps ". Cette fonctionnalité, puisque RaceID a intégré sa plateforme au système Zapier, me permet de connecter mon compte RaceID Organizer à mon outil de marketing par courriel MailChimp. Je suppose que vous pouvez probablement le connecter à beaucoup de choses, mais je le connecte à MailChimp parce que j'ai un compte MailChimp où j'envoie des bulletins d'information, des PM de course, des informations sur les courses et beaucoup d'autres choses, pour toutes mes courses. 

Ce que je fais, c'est que je connecte chaque course, sous Integrations dans RaceID Admin, à travers l'un de ces Webhooks (voir ce guide). Ainsi, lorsque vous vous inscrivez à l'une de mes courses, vous recevez votre confirmation et votre reçu de RaceID au bout d'une minute. Et ensuite, grâce à la connexion Zapier, vous recevez également un message personnel de ma part, vous souhaitant la bienvenue.

Mon courriel dit quelque chose comme "Tu vas participer à cette course à cette date avec cette personne. Deux semaines avant la course, tu recevras un PM de la course dans ta boîte de réception. Il y a beaucoup d'informations sur le site web de la course et voici le lien vers le groupe Facebook". Je trouve judicieux d'inclure des liens vers les médias sociaux, etc., afin d'inciter les gens à s'engager avant la course. 

Le système récupère toutes les données que le participant a remplies sur RaceID, Zapier les récupère à son tour et les envoie à mon compte MailChimp. Grâce à ces données et à la fonctionnalité de Mailchimp, vous pouvez vraiment personnaliser les courriels. Vous savez, la course, la distance, le temps, le partenaire s'il s'agit d'une course d'équipe, le numéro de départ et, oui, tout. J'utilise également ces informations pour personnaliser automatiquement les informations contenues dans les courriels lorsque j'envoie les PM deux semaines avant la course, ainsi que dans toute autre communication ! 

Par exemple, j'envoie un e-mail (automatique) quelques jours avant la course, disant quelque chose comme "Bonjour Fanny, ton numéro de départ pour ce week-end est le numéro 47, et voici la PM de la course et où tu dois être à quelle heure". Cela m'évite d'écrire plus de 20 réponses à des questions qui auraient certainement atterri dans ma boîte de réception. Cela m'évite également de créer une file d'attente lors de l'inscription à la course, puisque tout le monde peut facilement accéder ou connaît déjà son numéro de course qu'il doit fournir pour obtenir son kit de départ ! 

Ainsi, grâce à ma préparation des informations, lorsque tu arrives dans mon arène, tu sais où aller, tu as ton numéro de départ dans ton téléphone, dans le PM de la course que tu viens de recevoir et tout est prêt pour toi. Pas d'inquiétude à avoir ! 

Cela signifie également que je n'ai pas besoin de faire quoi que ce soit à ce sujet jusqu'à deux semaines avant la course, car le système est configuré une fois, et après cela, il fonctionne tout seul, ce qui est vraiment, vraiment bien pour moi, car cela me fait gagner beaucoup de temps.

On dirait que vous avez un bon système, Nicholas. Avez-vous d'autres conseils pour les organisateurs qui veulent travailler sur leur automatisation et gagner du temps ? 

NR : Il faut absolument examiner les automatismes que vous pouvez mettre en place. Il faut un certain temps pour les mettre en place et les apprendre, mais une fois que vous les avez faites, elles sont là pour toujours et vous font gagner beaucoup de temps à long terme. 

Il est certain que cela évite au participant beaucoup de peine et d'inquiétude puisqu'il reçoit toutes les informations. Le stress lié à la recherche d'informations peut être une source d'ennuis pour un participant, et ce n'est pas quelque chose dont on veut se préoccuper lorsqu'on est sur le point de participer à une course. C'est pourquoi je m'assure qu'à la seconde où ils s'inscrivent, ils ont tout ce qu'il faut. Cela vaut donc la peine d'investir un peu de temps pour faire fonctionner ces connexions et, vous savez, pour tout comprendre.

Mon principal conseil est donc le suivant : assurez-vous que les informations ont un sens en laissant une personne qui n'est pas un organisateur de course examiner votre processus d'inscription de son point de vue. De cette façon, vous ne manquerez pas des choses qui peuvent vous sembler évidentes, mais qui doivent être communiquées. Par exemple, la date de la course ou l'heure à laquelle elle commence. Il est plus facile qu'on ne le pense de passer à côté de choses essentielles. On est souvent aveugle à ce que l'on sait faire, il est donc très utile d'avoir l'avis de quelqu'un d'autre. 

Merci pour votre temps et pour vos conseils, Nicholas, et bonne chance pour cette saison ! 

 

Prenez contact pour mettre en place votre propre course automatisée avec RaceID, ou si vous êtes déjà client de RaceID, voyez plus de détails sur la mise en place d'une connexion Zapier dans ce guide.