Nicholas Roman & RaceID - Ahorre tiempo con la automatización

En esta entrevista con Nicholas Roman, aprenderás cómo utiliza la automatización conectando los datos de registro de RaceID con su proveedor de marketing por correo electrónico para ahorrarse toneladas de tiempo y, al mismo tiempo, asegurarse de que sus participantes reciben la información correcta en el momento adecuado. 

Nicholas Roman es el primer cliente de RaceID. Es un activo organizador de carreras y un empresario de la salud en Suecia con multitud de proyectos, entre ellos su empresa Challengize donde ayuda a las empresas a prosperar a través de divertidos eventos y actividades al aire libre. Las próximas carreras de Nicholas son Fin de semana EX Swimrun que incluye dos carreras: la ARK Supersprint y la EX22 Spring Edition de 23 km. La ARK Supersprint es la primera de este tipo y en ella la élite de Swimrun se enfrenta en duras eliminatorias cara a cara en un recorrido extremadamente corto por el título de Campeón Supersprint. El día después se celebra la carrera de 23 km abierta a todo el mundo que transcurre por Edsviken y sus alrededores, a las afueras de Estocolmo. También organiza la carrera Ultra SMIR (Stockholm Multi-Island Run) en la que se corre en parejas por todo el archipiélago de Estocolmo con lanchas rápidas que te llevan de una isla a otra, así como el Maratón de Verano e Invierno de Sollentuna. En esta carrera se corre una media maratón en invierno y otra por hermosos senderos en verano, y se suman los tiempos para obtener un resultado final.

¡Veamos qué tiene que decir Nicholas! También puedes ver la entrevista completa, con extras, en formato de vídeo aquí mismo: 

¿Puede hablarnos un poco de usted y de cómo empezó a organizar carreras? 

Soy un empresario de la salud electrónica y empecé a organizar carreras hace unos seis o siete años, como una forma de comercializar mi producto y mi empresa Challengize. Sobre todo organizo carreras de atletismo, y siempre carreras con un giro o algún tipo de "factor sorpresa" donde la experiencia es la parte central.  

Nicholas, de hecho eres nuestro primer cliente como RaceID. Puedes contarnos un poco por qué elegiste RaceID en su día y cómo ha cambiado la plataforma a lo largo de los años?

Por aquel entonces, estaba a punto de organizar mi primera carrera. Heredé una carrera de la isla de Runmarö, donde tengo una casa de verano, y la llamamos RUNmaröloppen (loppen significa carrera en sueco). Era un montaje muy sencillo, con un cronómetro y un lápiz para registrar los tiempos.

Empezaba a estresarme por la situación y no sabía por dónde empezar, ya que mi objetivo era hacer crecer la carrera. Entonces, por suerte, conocí a Erik y Johan (cofundadores de RaceID) en una fiesta y les hablé de mi próxima carrera. Entonces Erik me dijo, mientras tomábamos una cerveza: "Impresionante, tenemos este nuevo producto {RaceID Registration and Timing App} que acabamos de lanzar y que puedes utilizar si quieres. Iremos a probarlo en vuestra carrera". Desde ese día (a pesar de algunos contratiempos, historias divertidas y desafíos en el camino) he sido cliente de RaceID y me ha funcionado perfectamente. 

La plataforma ha ido mejorando a lo largo de los años. Ahora tiene muchas de las funciones que faltaban al principio, y también un montón de nuevas funciones que nunca hubiera imaginado que necesitaría, y ahora no puedo vivir sin ellas. Estoy muy contento con mi configuración ahora, para todas mis carreras. 

Me alegro de oírlo. Y creo que a lo largo de los años también hemos recibido valiosos comentarios tuyos que nos han ayudado a mejorar la plataforma. Así que gracias por eso. También sé que eres un súper usuario de la plataforma, especialmente cuando se trata de la conexión Zapier. ¿Puedes contarnos un poco sobre cómo utilizas esa herramienta?

NR: Zapier es una plataforma o aplicación de terceros que conecta diferentes aplicaciones y sistemas de forma automática a través de lo que ellos llaman "Zaps". Esta función, ya que RaceID ha integrado su plataforma en el sistema Zapier, me permite conectar mi cuenta de RaceID Organizer con mi herramienta de marketing por correo electrónico MailChimp. Supongo que probablemente puedas conectarlo con muchas cosas, pero yo lo conecto con MailChimp porque tengo una cuenta de MailChimp donde envío newsletters, Race PMs, información sobre carreras y un montón de cosas, para todas mis carreras. 

Así que lo que hago es conectar cada carrera, bajo Integraciones en RaceID Admin a través de uno de estos Webhooks (ver esta guía). Así que cuando te registras en cualquiera de mis carreras, después de un minuto recibes tu confirmación y recibo de RaceID. Y luego, gracias a la conexión Zapier, también recibes un PM personal de la carrera de mi parte, dándoles la bienvenida también.

Mi correo electrónico dice algo así como "Vas a participar en esta carrera en tal fecha con esta persona. Dos semanas antes de la carrera recibirás un MP de la carrera en tu bandeja de entrada. Hay mucha información en la web de la carrera y aquí tienes el enlace al grupo de Facebook". Me parece inteligente incluir enlaces a redes sociales, etc., para que la gente se comprometa antes de la carrera. 

El sistema recoge todos los datos que el participante ha rellenado en RaceID, Zapier los recoge a su vez y los envía a mi cuenta de MailChimp. Con estos datos, y la funcionalidad de Mailchimp, puedes personalizar mucho los emails. Ya sabes, la carrera, la distancia, el tiempo, el compañero si es una carrera en equipo, el número de salida y, sí, todo. También utilizo esta información para personalizar automáticamente la información de los correos electrónicos cuando envío el PM de la carrera dos semanas antes de la misma, ¡y realmente en cualquier otra comunicación! 

Por ejemplo, envío un correo electrónico (automático) unos días antes de la carrera, diciendo algo así como "Hola Fanny, tu número de salida para este fin de semana es el número 47, y aquí está el PM de la carrera y dónde tienes que estar a qué hora". Esto me ahorra escribir más de 20 respuestas a preguntas que, de otro modo, seguramente habrían acabado en mi bandeja de entrada. También me ahorra las colas que se forman en el registro de la carrera, ya que todo el mundo puede acceder fácilmente al número de dorsal que tiene que proporcionar para conseguir su kit de salida o ya lo conoce. 

Así que, gracias a mi preparación informativa, cuando llegas a mi estadio, sabes dónde ir, tienes tu número de salida en tu teléfono, en el PM de la carrera que acabas de recibir y todo está preparado para ti. No te preocupes. 

Esto también significa que no necesito hacer nada relacionado con esta parte hasta dos semanas antes de la carrera, ya que el sistema se configura una vez, y después de eso simplemente funciona por sí solo, lo que es muy, muy bueno para mí porque me ahorra toneladas de tiempo.

Parece que tienes un gran sistema, Nicholas. Tienes algún otro consejo para los organizadores que quieran trabajar en su automatización y ahorrar tiempo? 

NR: Definitivamente hay que ver qué automatizaciones se pueden implementar. Lleva algo de tiempo configurarlo y aprenderlo, pero una vez que lo has hecho, está ahí para siempre y te ahorra mucho tiempo a largo plazo. 

Definitivamente, también ahorra al participante mucho dolor y preocupación, ya que recibe toda la información. El estrés de buscar información puede ser una molestia para un participante, no es algo de lo que quieras preocuparte cuando estás a punto de competir. Por eso me aseguro de que, en cuanto se inscriban, lo tengan todo. Así que vale la pena invertir algo de tiempo en conseguir que estas conexiones funcionen y, ya sabes, averiguarlo todo.

Entonces, mi consejo principal es: asegúrate de que la información tiene sentido dejando que alguien, que no sea organizador de la carrera, revise tu proceso de inscripción desde su punto de vista. De este modo, no pasarás por alto cosas que a ti te pueden parecer obvias, pero que es necesario comunicar. Por ejemplo, qué fecha es la carrera o a qué hora empieza. Es más fácil de lo que crees pasar por alto cosas esenciales. A menudo te quedas ciego en aquello en lo que eres un experto, así que es muy bueno contar con la opinión de otra persona. 

Gracias por tu tiempo y por tus consejos, Nicholas, y te deseo mucha suerte esta temporada. 

 

Ponte en contacto para configurar tu propia carrera automatizada con RaceID, o si ya eres cliente de RaceID, consulta más detalles sobre cómo configurar una conexión Zapier en esta guía.