Martin Holmstrand - förbättra din deltagarkommunikation

Martin Holmstand är en före detta elitskidåkare som började arrangera lopp för ca 10 år sedan. Allt började med att Martin startade Axa Ski Marathon medan han fortfrande var aktiv långloppsåkare, och just nu är hans främsta fokus på att vara tävlingsledare för den nya Svenska skidserien 157XCC The Originals. Martin har även varit med och grundat långloppscupen i skidor och startat upp ett antal framgångsrika lopp under sin tid som lopparrangör. Hans specialité är längdskidor, men på sommarhalvåret kan du även delta i rullskide- och löplopp som Martin arrangerar. 

Vi fick prata med Martin om hans lopp, hur han hanterat pandemin och dess effekter som bland annat har urartat sig i utomordentligt sena anmälningar (75 per dag en vecka inann på vissa av Martins lopp!) samt hur han använder RaceIDs kommuinikationsverktyg för att hålla sina deltagare uppdaterade och välmående. 

Läs vidare och få värdefulla tips om hur du kan effektivisera och förbättra deltagarkommunikation och logistik kring dina lopp.

Se intervjun i videoformat:

- Med The Originals-succen verkar har du lyckats komma tillbaka i full kraft efter pandemin. Vad har varit det mest utmanande under och efter pandemin som lopparrangör? 

Jag tycker inte att det har varit så svårt att få tillbaka deltagarna, lyckligtvis har vi haft ungefär samma antal som innan pandemin och till och med några fler på ett par tävlingar. Det har varit väldigt positivt särskilt när man jämför med många andra lopp som haft det svårt. I vårt fall har inte heller kostnaderna för att arrangera loppen gått upp dramatiskt.

Det stora problemet är det här med det Svenska föreningssystemet. Det är nu ännu svårare nu att få ihop funktionärer - det har verkligen sinat efter pandemin. Särskilt nu när vi gör mycket nya lopp där vi behöver starta om från början och hitta nya personer som hjälper till. 

Såklart snötillgång är en utmaning också, liksom för alla skidlopp, men om man bortser från det, är det nog att kunna sticka ut från mängden som också är det svåra - vad som gör våra lopp unika och får deltagarna intresserade. Det är rätt stor konkurrens bland skidloppen i Sverige - många lopp på kort tid som ska passas in. Man måste synas och höras. 

Marknadsföringen har jag hyfsad koll på, men det är viktigt att deltagarna känner att de får valuta för pengarna och känner att det är värt att komma till eventet, att de verkligen får en helhetsupplevelse.

- Du har nu samarbetet med RaceID i ett par år, hur tycker du att RaceID har hjälpt dina lopp framåt? Vad är den största skillnad jämfört med tidigare verktyg? 

RaceIDs system är rent grafiskt snyggare, vilket jag tror deltagare uppskattar. Dessutom är det själva systemet som man arbetar i (nu är ju jag självlärd i många system men jag tror om jag skulle dyka rakt in i det så är det ett mycket enklare användargränssnitt än många andra). Sedan finns det en stor uppsida med både merförsäljningen som är möjlig i anmälan och paketeringen av hela anmälan för deltagare helt enkelt.  

- Du är en flitig användare av RaceID-appen  och kommunicerar med deltagare med hjälp av mejl och pushnotiser - kan du beskriva hur du använder RaceIDs kommunikationsverktyg för att kommunicera information om loppet till deltagare?

Appen (kommunikationsdelen) har varit till väldigt stor hjälp. Särskilt när vi pratar om skidor där förutsättningarna kan ändras väldigt snabbt vädermässigt. Tidigare har det varit väldigt svårt att kommunicera snabba ändringar i vissa situationer - då har du fått ändra i något PM och kanske inte ens når deltagare först fysiskt på plats nära inpå loppet. Nu när jag kan använda kommunikationsappen och pushnotiser, är det så enkelt att uppdatera deltagarna med sådana saker, till exempel banuppdateringar eller ändrade väderförutsättningar. Info som ska ut med kort varsel går snabbt att få ut och når även ut effektivare till deltagare eftersom man kan skicka både mejl och pushnotiser samtidigt till exempel.

- Som deltagare från att man anmäler sig, hur kan man förvänta sig att kommunikationen flödar? 

För mina egna arrangemang så skickar jag ut ett nyhetsbrev ofta. Låt oss säga att du anmält dig ca 6 månader innan loppet - då får du ett nyhetsbrev ca var tredje eller varannan vecka till att börja med. När det är 2 månader kvar så får du en kommunikation veckovis. Sedan den sista veckan, brukar jag skicka ungefär 3 uppdateringar på mejl. Så jag brukar vara frekvent med nyhetsbreven. Jag kopplar också ihop så att samma information finns dels på sociala medier och på hemsidan. Du vet, har man 500 eller 1000 deltagare, så har man alltid en viss procent som missar allt… men kan man vara i alla forum så kan man i alla fall hänvisa till att informationen kommit ut ordentligt! 

Senast 24 timmar efter tävlingarna (vanligtvis redan efter 12 timmar) skickar jag ut en tävlingsrapport. och en utvärdering. Utvärderingen är standardiserad för alla lopp så att de kan jämföras. Efter säsongen sitter vi i tävlingsgrupper tillsammans och jämför utvärderingarna och ser vad vi kan göra bättre inför nästa säsong. Vi använder också mycket av statistiken i registreringsuppgifterna på RaceID också, för att se demografi och könsfördelning till exempel.

- Har du några tips till andra arrangörer när det gäller effektiv deltagarkommunikation?

Dels vill jag såklart tipsa om RaceID appen (för att kunna skicka ut push notiser och meddelanden direkt till deltagarna).

Sedan skulle jag säga, att utnyttja alla de forumen som finns för att kommunicera - nyhetsbrev särskilt. Det är liksom oundvikligt för deltagarna att kringgå det. Om information till exempel bara kommer ut i sociala medier så är det lätt att det drunknar i allt annat.  

Nyckeln är att återupprepa informationen, mer än vad man tror. Jag ser ju en del tävlingar som är dåliga på detta, och då kommer det kanske bara ett PM i bästa fall en vecka kvar till loppet. That's it. Man måste vara mer proaktiv och skicka ut information i god tid, och flera gånger. 

I vintras var det många tävlingar som ställde in för att de inte fick tillräckligt med deltagare när det var 2 veckor kvar. Men… merparten anmäler sig när det är en vecka kvar! Ett tips är att ha beredskap på att anmälningarna kommer in sent. Se till att förenkla anmälan så att det är möjligt att anmäla sig tätt inpå loppet. 

I år har anmälningarna verkligen kommit in senare än vanligt. Dels vill ju deltagarna se vilken form de är i och i samband med att det är lågkonjunktur - ska de lägga 700-800 kr på en anmälningsavgift vill de vara garanterade att komma till start. Generellt tycker jag inte att de är känsliga för prisstegar inför loppet, det har inte gjort mycket skillnad för oss. Det är mer om du lyckats fylla ett lopp tidigt - till exempel Craft Ski Marathon brukar fyllas snabbt för folk vet att det finns ett begränsat antal platser. Folk kommer sent och man måste vara beredd på det. Vi hade ett extremt fall i år, Moraloppet. När det var en vecka kvar så hade vi 250-300 deltagare. Sedan kom det 75 anmälningar varje dag veckan innan loppet så det blev 900 tillslut, på fredag kväll! 

Det var extremt. Men är man inte beredd på det, så är det ju lätt att missa halva intäkten! Att tänka på för att göra det lättare med sena anmälningar är att hitta universella lösningar så man inte står med nummerlappar med ett visst årtal skrivet på… så man är lite flexibel i det material man beställer till exempel.

 

Vi tackar Martin för hans värdefulla tips och hoppas att du fick inspiration av intervjun. Om du vill ha mer hjälp med deltagarkommunikationkan du hitta många fler tips på arrangörsbloggen.

Om du vill veta mer om Martin och få information om de lopp han organiserar kan du besöka 157XCC Originals webbplats.