Martin Holmstrand - Newsletters und Push-Benachrichtigungen

Zunächst möchte ich natürlich die RaceID-App empfehlen (um Push-Benachrichtigungen und Nachrichten direkt an die Teilnehmer senden zu können).

Dann würde ich sagen, dass man alle Foren nutzen sollte, die es für die Kommunikation gibt - insbesondere Newsletter. Es ist schwierig für die Teilnehmer, sie zu verpassen. Wenn Informationen zum Beispiel nur über soziale Medien verbreitet werden, gehen sie leicht in den Feeds verloren. 

- Martin Holmstrand, Organisator des Rennens

Martin Holmstand ist ein ehemaliger Eliteskifahrer, der vor etwa 10 Jahren begann, Rennen zu organisieren. Angefangen hat alles mit der Gründung des Axa Ski Marathons, als er noch aktiver Skilangläufer war, und jetzt ist er vor allem Rennleiter der neuen schwedischen Skiserie 157XCC Originale. Martin ist auch Mitbegründer des schwedischen Langstrecken-Skipokals und hat in seiner Zeit als Rennorganisator eine Reihe erfolgreicher Rennen gestartet. Seine Spezialität ist der Skilanglauf, aber im Sommer können Sie auch an Rollerski- und Laufrennen teilnehmen, die Martin organisiert.

Wir sprachen mit Martin über seine Rennen, wie er mit der Pandemie und ihren Auswirkungen umgeht, die unter anderem zu außerordentlich späten Anmeldungen geführt haben (75 pro Tag eine Woche zuvor bei einigen von Martins Rennen!), und wie er die Kommunikationstools von RaceID nutzt, um seine Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten und zufrieden zu stellen.

Lesen Sie weiter und erhalten Sie wertvolle Tipps, wie Sie die Kommunikation mit den Teilnehmern und die Logistik rund um Ihre Rennen rationalisieren und verbessern können.

Sehen Sie sich das Interview im Videoformat auf Schwedisch an:

- Mit dem Erfolg von "The Originals" scheint es Ihnen gelungen zu sein, nach der Pandemie mit voller Kraft zurückzukehren. Was war die größte Herausforderung während und nach der Pandemie für Sie als Rennveranstalter?

Ich glaube nicht, dass es so schwierig war, die Teilnehmer zurückzubekommen. Glücklicherweise hatten wir ungefähr die gleiche Anzahl wie vor der Pandemie und sogar ein paar mehr bei einigen Rennen. Das ist sehr positiv, vor allem im Vergleich zu vielen anderen Rennen, die es schwer hatten. In unserem Fall sind die Kosten für die Organisation der Rennen auch nicht dramatisch angestiegen.

Das große Problem ist das schwedische Verbandssystem. Es ist jetzt noch schwieriger, Funktionäre zusammenzubekommen - nach der Pandemie ist es wirklich weniger geworden. Vor allem jetzt, da wir viele neue Rennen veranstalten, bei denen wir bei Null anfangen und neue Leute finden müssen, die uns helfen.

Natürlich ist auch die Verfügbarkeit von Schnee eine Herausforderung, wie bei allen Skirennen, aber wenn man das außer Acht lässt, ist es auch schwierig, sich von der Masse abzuheben - was unsere Rennen einzigartig macht und das Interesse der Teilnehmer aufrecht erhält. Der Wettbewerb unter den Skirennen in Schweden ist sehr groß - viele Rennen in kurzer Zeit. Man muss gesehen und gehört werden.

Ich habe ein gutes Gespür für das Marketing, aber es ist wichtig, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, dass sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bekommen und dass es sich lohnt, zu der Veranstaltung zu kommen, dass sie wirklich ein tolles Gesamterlebnis haben.

- Sie arbeiten nun schon seit einigen Jahren mit RaceID zusammen. Was denken Sie, wie RaceID Ihren Rennen in Zukunft geholfen hat? Was ist der größte Unterschied im Vergleich zu früheren Event-Management-Systemen, die Sie verwendet haben?

Das System von RaceID ist grafisch schöner, was die Teilnehmer meiner Meinung nach zu schätzen wissen. Außerdem ist es das System selbst, in dem man arbeitet (ich bin in vielen Systemen Autodidakt, aber ich denke, wenn ich mich direkt damit befassen würde, wäre die Benutzeroberfläche viel einfacher als bei vielen anderen). Ein weiterer Vorteil sind die zusätzlichen Verkäufe, die bei der Anmeldung möglich sind, und die Verpackung der gesamten Anmeldung für die Teilnehmer ist hervorragend.

- Sie sind ein häufiger Nutzer der RaceID-App und kommunizieren mit den Teilnehmern über E-Mails und Push-Benachrichtigungen. Können Sie beschreiben, wie Sie die Kommunikationstools von RaceID nutzen, um den Teilnehmern Informationen über die Rennen zu übermitteln?

Die App (der Kommunikationsteil) ist sehr hilfreich gewesen. Vor allem, wenn es um Skifahren geht, wo sich die Bedingungen in Bezug auf das Wetter sehr schnell ändern können. In der Vergangenheit war es sehr schwierig, schnelle Änderungen in bestimmten Situationen zu kommunizieren - dann musste ich etwas in einer PM ändern und erreichte die Teilnehmer vielleicht nicht einmal, bis sie kurz vor dem Rennen vor Ort waren. Jetzt, wo ich die Kommunikations-App und die Push-Benachrichtigungen nutzen kann, ist es so einfach, die Teilnehmer zu informieren, z. B. über Streckenänderungen oder veränderte Wetterbedingungen. Informationen, die kurzfristig verschickt werden müssen, können schnell verschickt werden und erreichen die Teilnehmer auch effizienter, weil man z. B. E-Mails und Push-Benachrichtigungen gleichzeitig versenden kann.

- Wie kann ich als Teilnehmer - ab dem Zeitpunkt der Anmeldung - den Kommunikationsfluss erwarten?

Für meine eigenen Rennen verschicke ich häufig einen Newsletter. Nehmen wir an, Sie haben sich etwa 6 Monate vor dem Rennen angemeldet - dann erhalten Sie zu Beginn etwa alle drei oder zwei Wochen einen Newsletter. Wenn noch 2 Monate übrig sind, erhalten Sie eine wöchentliche Mitteilung. In der letzten Woche verschicke ich normalerweise etwa 3 Updates per E-Mail. Ich neige also dazu, die Newsletter häufig zu verschicken. Ich sorge auch dafür, dass die gleichen Informationen in den sozialen Medien und auf der Website verfügbar sind. Wissen Sie, wenn man 500 oder 1000 Teilnehmer hat, gibt es immer einen gewissen Prozentsatz, der alles verpasst... aber wenn man in allen Foren dabei sein kann, kann man sich zumindest darauf beziehen, dass die Informationen richtig ankommen!

Spätestens 24 Stunden nach den Rennen (in der Regel bereits nach 12 Stunden) verschicke ich einen Rennbericht und eine Auswertung. Die Auswertung ist für alle Rennen standardisiert, damit sie verglichen werden können. Nach der Saison setzen wir uns in Wettkampfgruppen zusammen und vergleichen die Auswertungen, um zu sehen, was wir für die nächste Saison besser machen können. Wir nutzen auch viele der Statistiken in den Anmeldedaten auf RaceID, um zum Beispiel die demografischen Daten und die Geschlechterverteilung zu sehen.

- Haben Sie Tipps für andere Veranstalter zur effektiven Teilnehmerkommunikation?

Zunächst möchte ich natürlich die RaceID-App empfehlen (um Push-Benachrichtigungen und Nachrichten direkt an die Teilnehmer senden zu können).

Dann würde ich sagen, dass man alle Foren nutzen sollte, die es für die Kommunikation gibt - insbesondere Newsletter. Es ist schwierig für die Teilnehmer, sie zu verpassen. Wenn Informationen zum Beispiel nur über soziale Medien verbreitet werden, gehen sie leicht in den Feeds verloren. 

Das Wichtigste ist, die Informationen zu wiederholen, und zwar öfter, als man denkt. Schließlich sehe ich einige Rennen, die in dieser Hinsicht schlecht sind, und dann gibt es wahrscheinlich nur eine PM, bestenfalls eine Woche vor dem Rennen. Das war's dann. Man muss wirklich proaktiver sein und die Informationen rechtzeitig und mehrmals verschicken.

Im letzten Winter wurden viele Wettbewerbe abgesagt, weil sie nicht genügend Teilnehmer hatten, als noch 2 Wochen übrig waren. Aber... die meisten melden sich an, wenn noch eine Woche Zeit ist! Ein Tipp: Seien Sie darauf vorbereitet, dass die Anmeldungen spät eintreffen. Achten Sie darauf, die Anmeldung zu vereinfachen, so dass es möglich ist, sich kurz vor dem Rennen anzumelden.

In diesem Jahr sind die Anmeldungen in der Tat später eingegangen als sonst. Zum Teil wollen die Teilnehmer sehen, in welcher Form sie sind, und im Zusammenhang mit der Rezession - sollten sie 70 bis 80 EUR für eine Anmeldegebühr ausgeben, wollen sie sicher sein, dass sie die Erfahrung bekommen. Im Allgemeinen glaube ich nicht, dass sie vor dem Rennen auf Preiserhöhungen achten, zumindest hat das für uns keinen großen Unterschied gemacht. Das hat zumindest bei uns keinen großen Unterschied gemacht. Es geht eher darum, ob man es schafft, ein Rennen frühzeitig zu besetzen - der Craft Ski Marathon zum Beispiel ist normalerweise schnell ausgebucht, weil die Leute wissen, dass es nur eine begrenzte Anzahl von Plätzen gibt. Die Leute kommen zu spät und darauf muss man vorbereitet sein. Dieses Jahr hatten wir einen Extremfall, den Moraloppet. Als noch eine Woche Zeit war, hatten wir 250-300 Teilnehmer. Dann gab es in der Woche vor dem Rennen jeden Tag 75 Anmeldungen, so dass es am Ende, am Freitagabend, 900 waren!

Das war extrem. Aber wenn man nicht darauf vorbereitet ist, kann man leicht auf die Hälfte der Einnahmen verzichten! Denken Sie darüber nach, wie Sie Nachmeldungen erleichtern können und finden Sie universelle Lösungen, damit Sie nicht mit Startnummern oder Medaillen mit einer bestimmten Jahreszahl darauf enden... Seien Sie flexibel und clever mit dem Material, das Sie bestellen.

 

Wir danken Martin für seine wertvollen Tipps und hoffen, dass das Interview Sie inspiriert hat. Wenn Sie mehr Hilfe benötigen bei Teilnehmerkommunikationwünschen, finden Sie viele weitere Tipps im Veranstalter-Lernzentrum.

Um mehr über Martin und Informationen über die von ihm organisierten Rennen zu erfahren, besuchen Sie die 157XCC Originals-Website.