Martin Holmstrand - Bulletins d'information et notifications push

Martin Holmstand est un ancien skieur d'élite qui a commencé à organiser des courses il y a environ 10 ans. Tout a commencé lorsque Martin a fondé le marathon de ski Axa alors qu'il était encore un skieur de fond actif. Aujourd'hui, il se consacre principalement à la direction de course de la nouvelle série suédoise de ski. 157XCC Originals. Martin a également cofondé la Coupe de Suède de ski de longue distance et a lancé un certain nombre de courses couronnées de succès en tant qu'organisateur de courses. Sa spécialité est le ski de fond, mais en été, vous pouvez également participer aux courses de ski à roulettes et de course à pied que Martin organise.

Nous avons pu parler à Martin de ses courses, de la manière dont il a géré la pandémie et ses effets qui, entre autres, ont entraîné des inscriptions extraordinairement tardives (75 par jour une semaine avant pour certaines des courses de Martin !) et de la manière dont il utilise les outils de communication de RaceID pour tenir ses participants au courant et les satisfaire.

Lisez la suite et obtenez de précieux conseils sur la manière de rationaliser et d'améliorer la communication avec les participants et la logistique de vos courses.

Voir l'interview en format vidéo en suédois :

- Avec le succès de The Originals, vous semblez avoir réussi à revenir en force après la pandémie. Qu'est-ce qui a été le plus difficile pendant et après la pandémie en tant qu'organisateur de courses ?

Je ne pense pas qu'il ait été si difficile de faire revenir les participants, heureusement nous avons eu à peu près le même nombre qu'avant la pandémie et même un peu plus sur quelques courses. Le bilan est très positif, surtout si on le compare à celui de nombreuses autres courses qui ont connu des difficultés. Dans notre cas, les coûts d'organisation des courses n'ont pas non plus augmenté de façon spectaculaire.

Le grand problème est le système associatif suédois. Il est aujourd'hui encore plus difficile de rassembler les officiels - cela a vraiment diminué après la pandémie. Surtout maintenant que nous organisons beaucoup de nouvelles courses où nous devons repartir de zéro et trouver de nouvelles personnes pour nous aider.

Bien sûr, la disponibilité de la neige est également un défi, comme pour toutes les courses de ski, mais si vous ne tenez pas compte de cela, se démarquer de la foule est également la partie la plus difficile - ce qui rend nos courses uniques et maintient l'intérêt des participants. Il y a beaucoup de concurrence entre les courses de ski en Suède - beaucoup de courses en peu de temps. Il faut être vu et entendu.

J'ai une bonne maîtrise du marketing, mais il est important que les participants aient l'impression d'en avoir pour leur argent et que cela vaille la peine de venir à l'événement, qu'ils aient vraiment une bonne expérience globale.

- Cela fait maintenant deux ans que vous collaborez avec RaceID, comment pensez-vous que RaceID a aidé vos courses à aller de l'avant ? Quelle est la plus grande différence par rapport aux systèmes de gestion d'événements précédents que vous avez utilisés ?

Le système de RaceID est graphiquement plus agréable, ce que les participants apprécient, je pense. En outre, c'est le système lui-même dans lequel vous travaillez (je suis autodidacte dans de nombreux systèmes, mais je pense que si je devais m'y plonger directement, l'interface utilisateur est beaucoup plus simple que beaucoup d'autres). Ensuite, il y a un grand avantage avec les ventes supplémentaires qui sont possibles lors de l'inscription et l'emballage de l'inscription complète pour les participants est supérieur.

- Vous êtes un utilisateur régulier de l'application l'application RaceID et communiquez avec les participants à l'aide de courriels et de notifications push - pouvez-vous décrire comment vous utilisez les outils de communication de RaceID pour communiquer des informations sur les courses aux participants ?

L'application (la partie communication) a été très utile. Surtout lorsqu'il s'agit de ski, où les conditions météorologiques peuvent changer très rapidement. Dans le passé, il était très difficile de communiquer des changements rapides dans certaines situations - je devais alors changer quelque chose dans un PM et peut-être même ne pas informer les participants jusqu'à ce qu'ils soient sur le site près de la course. Maintenant que je peux utiliser l'application de communication et les notifications push, il est très facile d'informer les participants des mises à jour du parcours ou des changements de conditions météorologiques. Les informations qui doivent être envoyées dans un délai très court peuvent être envoyées rapidement et atteindre les participants plus efficacement parce que vous pouvez envoyer des courriels et des notifications push en même temps, par exemple.

- En tant que participant - à partir du moment où je m'inscris, comment puis-je m'attendre à ce que la communication circule ?

Pour mes propres courses, j'envoie souvent une lettre d'information. Supposons que vous vous soyez inscrit environ 6 mois avant la course - vous recevrez alors une lettre d'information toutes les trois ou deux semaines pour commencer. Lorsqu'il reste deux mois, vous recevez une communication hebdomadaire. Au cours de la dernière semaine, j'envoie généralement trois mises à jour par courrier électronique. J'ai donc tendance à envoyer fréquemment des bulletins d'information. Je veille également à ce que les mêmes informations soient disponibles sur les médias sociaux et sur le site web. Vous savez, si vous avez 500 ou 1000 participants, il y a toujours un certain pourcentage qui rate tout... mais si vous pouvez participer à tous les forums, vous pouvez au moins vous référer à l'information qui est diffusée correctement !

Au plus tard 24 heures après les courses (généralement déjà après 12 heures), j'envoie un rapport de course et une évaluation. L'évaluation est standardisée pour toutes les courses afin qu'elles puissent être comparées. Après la saison, nous nous réunissons en groupes de compétition pour comparer les évaluations et voir ce que nous pouvons améliorer pour la saison suivante. Nous utilisons également beaucoup de statistiques dans les données d'inscription sur RaceID, pour voir les données démographiques et la répartition par sexe, par exemple.

- Avez-vous des conseils à donner à d'autres organisateurs pour une communication efficace avec les participants ?

Tout d'abord, je voudrais bien sûr recommander l'application RaceID (pour pouvoir envoyer des notifications push et des messages directement aux participants).

Ensuite, je dirais qu'il faut utiliser tous les forums qui existent pour communiquer - les newsletters en particulier. Il est difficile pour les participants de passer à côté. Si, par exemple, l'information n'est diffusée que sur les médias sociaux, elle peut facilement se perdre dans les flux. 

La clé est de répéter l'information, plus que vous ne le pensez. Après tout, je vois des courses qui sont mauvaises à cet égard, et il n'y aura probablement qu'un PM, au mieux, une semaine avant la course. C'est tout. Il faut vraiment être plus proactif et envoyer les informations à temps, et plusieurs fois.

L'hiver dernier, de nombreuses compétitions ont été annulées parce qu'il n'y avait pas assez de participants lorsqu'il restait deux semaines. Mais... la majorité des participants s'inscrivent lorsqu'il ne reste plus qu'une semaine ! Un conseil : préparez-vous à recevoir des inscriptions tardives. Veillez à simplifier l'inscription afin qu'il soit possible de s'inscrire à une date proche de la course.

Cette année, les candidatures sont arrivées plus tard que d'habitude. D'une part, les participants veulent voir dans quel état ils se trouvent et, d'autre part, compte tenu de la récession, s'ils dépensent 70 à 80 euros en frais d'inscription, ils veulent être sûrs de vivre l'expérience. D'une manière générale, je ne pense pas qu'ils soient sensibles à l'échelle des prix avant la course, cela n'a pas fait une grande différence pour nous en tout cas. Par exemple, le marathon de ski Craft se remplit rapidement parce que les gens savent que le nombre de places est limité. Les gens arrivent en retard et il faut s'y préparer. Nous avons eu un cas extrême cette année, la Moraloppet. Lorsqu'il restait une semaine, nous avions 250 à 300 participants. Ensuite, il y a eu 75 inscriptions chaque jour de la semaine précédant la course, si bien qu'il y avait 900 participants à la fin, le vendredi soir !

C'était extrême. Mais si vous n'y êtes pas préparé, il est facile de passer à côté de la moitié des revenus ! Pensez à faciliter les inscriptions tardives et à trouver des solutions universelles pour ne pas vous retrouver avec des dossards ou des médailles portant l'inscription d'une certaine année... soyez flexible et intelligent avec le matériel que vous commandez.

 

Nous remercions Martin pour ses précieux conseils et espérons que l'interview vous a inspiré. Si vous souhaitez obtenir davantage d'aide en matière de communication avec les participantsvous trouverez d'autres conseils dans le centre d'apprentissage pour organisateurs.

Pour en savoir plus sur Martin et obtenir des informations sur les courses qu'il organise, visitez le 157XCC Originals.