Martin Holmstrand - Ενημερωτικά δελτία και ειδοποιήσεις push

Πρώτον, φυσικά, θα ήθελα να συστήσω την εφαρμογή RaceID (για να μπορείτε να στέλνετε ειδοποιήσεις και μηνύματα push απευθείας στους συμμετέχοντες).

Στη συνέχεια, θα έλεγα, να χρησιμοποιήσετε όλα τα φόρουμ που υπάρχουν για την επικοινωνία - ιδίως τα ενημερωτικά δελτία. Είναι δύσκολο για τους συμμετέχοντες να το χάσουν. Αν, για παράδειγμα, οι πληροφορίες διακινούνται μόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, είναι εύκολο να χαθούν στις ροές. 

- Martin Holmstrand, διοργάνωση διοργανωτής

Ο Martin Holmstand είναι ένας πρώην κορυφαίος σκιέρ που άρχισε να διοργανώνει αγώνες πριν από περίπου 10 χρόνια. Όλα ξεκίνησαν με την ίδρυση του Axa Ski Marathon από τον Martin, ενώ ήταν ακόμα ενεργός χιονοδρόμος, και αυτή τη στιγμή το κύριο μέλημά του είναι να είναι ο διευθυντής του διοργάνωση για τη νέα σουηδική σειρά σκι. 157XCC Originals. Ο Martin έχει επίσης συνιδρύσει το κύπελλο σκι μεγάλων αποστάσεων της Σουηδίας και ξεκίνησε μια σειρά από επιτυχημένους αγώνες κατά τη διάρκεια της θητείας του ως διοργανωτής διοργάνωση . Η ειδικότητά του είναι το σκι ανωμάλου δρόμου, αλλά το καλοκαίρι μπορείτε επίσης να λάβετε μέρος σε αγώνες σκι με ρόλερ και τρέξιμο που διοργανώνει ο Martin.

Μιλήσαμε με τον Martin για τους αγώνες του, για το πώς αντιμετώπισε την πανδημία και τις επιπτώσεις της, οι οποίες, μεταξύ άλλων, είχαν ως αποτέλεσμα εξαιρετικά καθυστερημένες εγγραφές (75 ανά ημέρα μια εβδομάδα πριν σε μερικούς από τους αγώνες του Martin!) και για το πώς χρησιμοποιεί τα εργαλεία επικοινωνίας του RaceID για να κρατάει τους συμμετέχοντες ενήμερους και ευχαριστημένους.

Διαβάστε παρακάτω και λάβετε πολύτιμες συμβουλές για το πώς μπορείτε να βελτιώσετε την επικοινωνία με τους συμμετέχοντες και την υλικοτεχνική υποδομή γύρω από τους αγώνες σας.

Παρακολουθήστε τη συνέντευξη σε μορφή βίντεο στα σουηδικά:

- Με την επιτυχία του The Originals, φαίνεται ότι καταφέρατε να επιστρέψετε δυναμικά μετά την πανδημία. Ποια ήταν η μεγαλύτερη πρόκληση κατά τη διάρκεια και μετά την πανδημία ως διοργανωτής διοργάνωση ;

Δεν νομίζω ότι ήταν τόσο δύσκολο να επιστρέψουν οι συμμετέχοντες, ευτυχώς είχαμε περίπου τον ίδιο αριθμό με αυτόν πριν από την πανδημία και μάλιστα μερικούς περισσότερους σε μερικούς αγώνες. Ήταν πολύ θετικό, ειδικά σε σύγκριση με πολλούς άλλους αγώνες που πέρασαν δύσκολα. Στην περίπτωσή μας, ούτε το κόστος διοργάνωσης των αγώνων έχει αυξηθεί δραματικά.

Το μεγάλο πρόβλημα είναι το σουηδικό σύστημα συλλόγων. Τώρα είναι ακόμη πιο δύσκολο να συγκεντρωθούν αξιωματούχοι - έχει πραγματικά μειωθεί μετά την πανδημία. Ειδικά τώρα που κάνουμε πολλούς νέους αγώνες όπου πρέπει να ξεκινήσουμε από το μηδέν και να βρούμε νέους ανθρώπους να βοηθήσουν.

Φυσικά, η διαθεσιμότητα του χιονιού είναι επίσης μια πρόκληση, όπως είναι για όλους τους αγώνες σκι, αλλά αν το αγνοήσετε αυτό, το να ξεχωρίζετε από το πλήθος είναι επίσης το δύσκολο κομμάτι - αυτό που κάνει τους αγώνες μας μοναδικούς και κρατάει το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων. Υπάρχει μεγάλος ανταγωνισμός μεταξύ των αγώνων σκι στη Σουηδία - πολλοί αγώνες σε σύντομο χρονικό διάστημα. Πρέπει να σας βλέπουν και να σας ακούνε.

Έχω μια καλή αντίληψη του μάρκετινγκ, αλλά είναι σημαντικό οι συμμετέχοντες να αισθάνονται ότι παίρνουν αξία για τα χρήματά τους και ότι αξίζει να έρθουν στην εκδήλωση, να έχουν πραγματικά μια συνολική εξαιρετική εμπειρία.

- Συνεργάζεστε με το RaceID εδώ και δύο χρόνια, πώς πιστεύετε ότι το RaceID έχει βοηθήσει τους αγώνες σας στο μέλλον; Ποια είναι η μεγαλύτερη διαφορά σε σύγκριση με προηγούμενα συστήματα διαχείρισης εκδηλώσεων που έχετε χρησιμοποιήσει;

Το σύστημα της RaceID είναι γραφικά καλύτερο, κάτι που νομίζω ότι οι συμμετέχοντες εκτιμούν. Επιπλέον, είναι το ίδιο το σύστημα στο οποίο εργάζεστε (τώρα είμαι αυτοδίδακτος σε πολλά συστήματα, αλλά νομίζω ότι αν ήταν να βουτήξω κατευθείαν σε αυτό, είναι ένα πολύ πιο απλό περιβάλλον εργασίας χρήστη από πολλά άλλα). Στη συνέχεια, υπάρχει ένα μεγάλο πλεονέκτημα τόσο με τις πρόσθετες πωλήσεις που είναι δυνατές στην εγγραφή όσο και με τη συσκευασία ολόκληρης της εγγραφής για τους συμμετέχοντες που είναι ανώτερη.

- Είστε συχνός χρήστης του εφαρμογής RaceID και επικοινωνείτε με τους συμμετέχοντες χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και push notifications - μπορείτε να περιγράψετε πώς χρησιμοποιείτε τα εργαλεία επικοινωνίας του RaceID για να κοινοποιείτε πληροφορίες σχετικά με τους αγώνες στους συμμετέχοντες;

Η εφαρμογή (το κομμάτι της επικοινωνίας) ήταν πολύ χρήσιμη. Ειδικά όταν μιλάμε για σκι, όπου οι συνθήκες μπορούν να αλλάξουν πολύ γρήγορα όσον αφορά τον καιρό. Στο παρελθόν, ήταν πολύ δύσκολο να επικοινωνήσω γρήγορες αλλαγές σε ορισμένες καταστάσεις - τότε έπρεπε να αλλάξω κάτι σε ένα PM και ίσως να μην φτάσουν καν στους συμμετέχοντες μέχρι να βρεθούν στο χώρο κοντά στο διοργάνωση. Τώρα που μπορώ να χρησιμοποιήσω την εφαρμογή επικοινωνίας και τις ειδοποιήσεις push, είναι πολύ εύκολο να ενημερώσω τους συμμετέχοντες για πράγματα όπως ενημερώσεις πορείας ή αλλαγές στις καιρικές συνθήκες. Οι πληροφορίες που πρέπει να αποσταλούν σε σύντομο χρονικό διάστημα μπορούν να σταλούν γρήγορα και επίσης να φτάσουν στους συμμετέχοντες πιο αποτελεσματικά, επειδή μπορείτε να στείλετε ταυτόχρονα τόσο email όσο και push notifications, για παράδειγμα.

- Ως συμμετέχων - από τη στιγμή της εγγραφής μου, πώς μπορώ να περιμένω την επικοινωνία;

Για τους δικούς μου αγώνες, στέλνω συχνά ένα ενημερωτικό δελτίο. Ας πούμε ότι έχετε εγγραφεί περίπου 6 μήνες πριν από το διοργάνωση - τότε θα λαμβάνετε ένα ενημερωτικό δελτίο περίπου κάθε τρεις ή δύο εβδομάδες για να ξεκινήσετε. Όταν απομένουν 2 μήνες, θα λαμβάνετε μια εβδομαδιαία επικοινωνία. Την τελευταία εβδομάδα, συνήθως στέλνω περίπου 3 ενημερώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι τείνω να είμαι συχνός με τα ενημερωτικά δελτία. Συνδέομαι επίσης έτσι ώστε οι ίδιες πληροφορίες να είναι διαθέσιμες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στον ιστότοπο. Ξέρετε, αν έχετε 500 ή 1000 συμμετέχοντες, έχετε πάντα ένα ορισμένο ποσοστό που χάνει τα πάντα... αλλά αν μπορείτε να είστε σε όλα τα φόρουμ, μπορείτε τουλάχιστον να αναφέρεστε στις πληροφορίες που βγαίνουν σωστά!

Το αργότερο 24 ώρες μετά τους αγώνες (συνήθως ήδη μετά από 12 ώρες), στέλνω μια αναφορά στο διοργάνωση . και μια αξιολόγηση. Η αξιολόγηση είναι τυποποιημένη για όλους τους αγώνες, ώστε να μπορούν να συγκριθούν. Μετά το τέλος της σεζόν, καθόμαστε μαζί σε αγωνιστικές ομάδες και συγκρίνουμε τις αξιολογήσεις και βλέπουμε τι μπορούμε να κάνουμε καλύτερα για την επόμενη σεζόν. Χρησιμοποιούμε επίσης πολλά από τα στατιστικά στοιχεία των δεδομένων εγγραφής στο RaceID, για να δούμε για παράδειγμα τα δημογραφικά στοιχεία και την κατανομή των φύλων.

- Έχετε κάποιες συμβουλές για άλλους διοργανωτές σχετικά με την αποτελεσματική επικοινωνία με τους συμμετέχοντες;

Πρώτον, φυσικά, θα ήθελα να συστήσω την εφαρμογή RaceID (για να μπορείτε να στέλνετε ειδοποιήσεις και μηνύματα push απευθείας στους συμμετέχοντες).

Στη συνέχεια, θα έλεγα, να χρησιμοποιήσετε όλα τα φόρουμ που υπάρχουν για την επικοινωνία - ιδίως τα ενημερωτικά δελτία. Είναι δύσκολο για τους συμμετέχοντες να το χάσουν. Αν, για παράδειγμα, οι πληροφορίες διακινούνται μόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, είναι εύκολο να χαθούν στις ροές. 

Το κλειδί είναι να επαναλαμβάνετε τις πληροφορίες, περισσότερο από όσο νομίζετε. Εξάλλου, βλέπω κάποιους αγώνες που είναι κακοί σε αυτό, και τότε θα υπάρχει πιθανώς μόνο ένα PM στην καλύτερη περίπτωση μια εβδομάδα πριν από το διοργάνωση. Αυτό είναι όλο. Πρέπει πραγματικά να είστε πιο προληπτικοί και να στέλνετε πληροφορίες εγκαίρως και αρκετές φορές.

Τον περασμένο χειμώνα πολλοί διαγωνισμοί ακυρώθηκαν επειδή δεν είχαν αρκετούς συμμετέχοντες, ενώ είχαν απομείνει 2 εβδομάδες. Αλλά... η πλειοψηφία των συμμετεχόντων εγγράφεται όταν απομένει μια εβδομάδα! Μια συμβουλή είναι να είστε προετοιμασμένοι για τις εγγραφές που έρχονται με καθυστέρηση. Φροντίστε να απλοποιήσετε τις εγγραφές ώστε να είναι δυνατή η εγγραφή κοντά στο διοργάνωση.

Φέτος, οι αιτήσεις υποβλήθηκαν πράγματι αργότερα από ό,τι συνήθως. Εν μέρει, οι συμμετέχοντες θέλουν να δουν σε τι κατάσταση βρίσκονται και σε σχέση με την ύφεση - αν ξοδέψουν 70 με 80 ευρώ για ένα κόστος εγγραφής, θέλουν να είναι σίγουροι ότι θα έχουν την εμπειρία. Σε γενικές γραμμές, δεν νομίζω ότι είναι ευαίσθητοι στην κλιμάκωση των τιμών πριν από το διοργάνωση, δεν έχει κάνει μεγάλη διαφορά για εμάς τουλάχιστον. Είναι περισσότερο αν καταφέρατε να γεμίσετε ένα διοργάνωση νωρίς - για παράδειγμα, ο Craft Ski Marathon συνήθως γεμίζει γρήγορα, επειδή οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι υπάρχει περιορισμένος αριθμός θέσεων. Ο κόσμος φτάνει αργά και πρέπει να είσαι προετοιμασμένος γι' αυτό. Φέτος είχαμε μια ακραία περίπτωση, το Moraloppet. Όταν απέμενε μια εβδομάδα, είχαμε 250-300 συμμετέχοντες. Στη συνέχεια, υπήρχαν 75 εγγραφές κάθε μέρα την εβδομάδα πριν από το διοργάνωση , οπότε στο τέλος, την Παρασκευή το βράδυ, ήταν 900!

Ήταν ακραίο. Αλλά αν δεν είσαι προετοιμασμένος γι' αυτό, είναι εύκολο να χάσεις το μισό εισόδημα! Σκεφτείτε να διευκολύνετε τις καθυστερημένες εγγραφές και βρείτε καθολικές λύσεις, ώστε να μην καταλήξετε με αριθμημένες σαλιάρες ή μετάλλια που γράφουν ένα συγκεκριμένο έτος... να είστε ευέλικτοι και έξυπνοι με το υλικό που παραγγέλνετε.

 

Ευχαριστούμε τον Martin για τις πολύτιμες συμβουλές του και ελπίζουμε να εμπνευστείτε από τη συνέντευξη. Αν θέλετε περισσότερη βοήθεια με επικοινωνία με τους συμμετέχοντες, μπορείτε να βρείτε πολύ περισσότερες συμβουλές στο κέντρο εκμάθησης διοργανωτών.

Για να μάθετε περισσότερα για τον Martin και πληροφορίες σχετικά με τους αγώνες που διοργανώνει, επισκεφθείτε το 157XCC Originals ιστοσελίδα.