Martin Holmstrand - Boletines y notificaciones push

En primer lugar, por supuesto, me gustaría recomendar la app RaceID (para poder enviar notificaciones push y mensajes directamente a los participantes).

Entonces, yo diría que hay que utilizar todos los foros que existen para comunicarse, sobre todo los boletines informativos. Es difícil que los participantes se lo pierdan. Si, por ejemplo, la información solo se difunde en las redes sociales, es fácil que se pierda en los feeds. 

- Martin Holmstrand, organizador de la carrera

Martin Holmstand es un antiguo esquiador de élite que empezó a organizar carreras hace unos 10 años. Todo empezó cuando Martin fundó el Axa Ski Marathon mientras aún era un esquiador de fondo en activo, y ahora su principal objetivo es ser el director de carrera de la nueva serie de esquí sueca 157XCC Originales. Martin también ha sido cofundador de la Copa de Esquí de Larga Distancia de Suecia y ha puesto en marcha varias carreras de éxito durante su etapa como organizador de carreras. Su especialidad es el esquí de fondo, pero en verano también se puede participar en las carreras de esquí sobre patines y de atletismo que organiza Martin.

Pudimos hablar con Martin sobre sus carreras, cómo ha afrontado la pandemia y sus efectos que, entre otras cosas, han provocado inscripciones extraordinariamente tardías (¡75 al día una semana antes en algunas de las carreras de Martin!) y cómo utiliza las herramientas de comunicación de RaceID para mantener a sus participantes al día y contentos.

Siga leyendo y obtendrá valiosos consejos sobre cómo agilizar y mejorar la comunicación con los participantes y la logística de sus carreras.

Vea la entrevista en formato de vídeo en sueco:

- Con el éxito de The Originals, parece que ha conseguido volver con fuerza tras la pandemia. ¿Qué ha sido lo más difícil durante y después de la pandemia como organizador de carreras?

No creo que haya sido tan difícil recuperar a los participantes, afortunadamente hemos tenido más o menos el mismo número que antes de la pandemia e incluso algunos más en un par de carreras. Ha sido muy positivo sobre todo si lo comparamos con muchas otras carreras que lo han pasado mal. En nuestro caso, los costes de organización de las carreras tampoco han subido drásticamente.

El gran problema es el sistema asociativo sueco. Ahora es aún más difícil reunir a los oficiales, ya que ha disminuido mucho después de la pandemia. Sobre todo ahora que estamos haciendo muchas carreras nuevas en las que tenemos que empezar de cero y encontrar gente nueva que nos ayude.

Por supuesto, la disponibilidad de nieve también es un reto, como lo es para todas las carreras de esquí, pero si se ignora eso, destacar entre la multitud también es lo difícil, lo que hace que nuestras carreras sean únicas y mantiene el interés de los participantes. Hay mucha competencia entre las carreras de esquí en Suecia: muchas carreras en poco tiempo. Hay que hacerse ver y oír.

Tengo un buen conocimiento del marketing, pero es importante que los participantes sientan que están obteniendo una buena relación calidad-precio y que vale la pena venir al evento, que realmente tienen una gran experiencia en general.

- Has colaborado con RaceID durante un par de años, ¿cómo crees que RaceID ha ayudado a tus carreras en el futuro? ¿Cuál es la mayor diferencia en comparación con los sistemas de gestión de eventos que habéis utilizado anteriormente?

El sistema de RaceID es gráficamente más bonito, lo que creo que los participantes aprecian. Además, es el propio sistema en el que trabajas (ahora soy autodidacta en muchos sistemas, pero creo que si tuviera que sumergirme directamente en él, es una interfaz de usuario mucho más sencilla que muchas otras). Luego hay una gran ventaja tanto con las ventas adicionales que son posibles en el registro y el embalaje de todo el registro para los participantes es superior.

- Usted es un usuario frecuente de la aplicación RaceID y te comunicas con los participantes mediante correos electrónicos y notificaciones push - ¿puedes describir cómo utilizas las herramientas de comunicación de RaceID para comunicar información sobre las carreras a los participantes?

La aplicación (la parte de comunicación) ha sido muy útil. Sobre todo cuando se trata de esquiar, ya que las condiciones meteorológicas pueden cambiar muy rápidamente. En el pasado, era muy difícil comunicar cambios rápidos en determinadas situaciones; entonces tenía que cambiar algo en un MP y quizás ni siquiera llegaba a los participantes hasta que estaban en el lugar cerca de la carrera. Ahora que puedo utilizar la aplicación de comunicación y las notificaciones push, es muy fácil poner al día a los participantes con cosas como actualizaciones del recorrido o cambios en las condiciones meteorológicas. La información que hay que enviar con poca antelación se puede enviar rápidamente y también llega a los participantes de forma más eficiente porque, por ejemplo, se pueden enviar correos electrónicos y notificaciones push al mismo tiempo.

- Como participante, desde el momento en que me inscribo, ¿cómo puedo esperar que fluya la comunicación?

Para mis propias carreras, envío un boletín a menudo. Digamos que te has inscrito unos 6 meses antes de la carrera - entonces recibirás un boletín cada tres o dos semanas para empezar. Cuando falten 2 meses, recibirás una comunicación semanal. En la última semana, suelo enviar unas 3 actualizaciones por correo electrónico. Así que suelo ser frecuente con los boletines. También me conecto para que la misma información esté disponible en las redes sociales y en el sitio web. Ya sabes, si tienes 500 o 1000 participantes, siempre hay un cierto porcentaje que se lo pierde todo... pero si puedes estar en todos los foros, ¡al menos puedes referirte a que la información se difunde correctamente!

A más tardar 24 horas después de las carreras (normalmente ya después de 12 horas), envío un informe de la carrera y una evaluación. La evaluación se estandariza para todas las carreras, de modo que puedan compararse. Después de la temporada, nos sentamos en grupos de competición para comparar las evaluaciones y ver qué podemos mejorar para la próxima temporada. También utilizamos muchas de las estadísticas de los datos de inscripción de RaceID para ver, por ejemplo, los datos demográficos y la distribución por sexos.

- ¿Tiene algún consejo para otros organizadores sobre la comunicación eficaz con los participantes?

En primer lugar, por supuesto, me gustaría recomendar la app RaceID (para poder enviar notificaciones push y mensajes directamente a los participantes).

Entonces, yo diría que hay que utilizar todos los foros que existen para comunicarse, sobre todo los boletines informativos. Es difícil que los participantes se lo pierdan. Si, por ejemplo, la información solo se difunde en las redes sociales, es fácil que se pierda en los feeds. 

La clave es repetir la información, más de lo que crees. Después de todo, veo algunas carreras que son malos en esto, y entonces es probable que sólo habrá un PM en el mejor de una semana antes de la carrera. Eso es todo. Realmente hay que ser más proactivo y enviar la información con tiempo, y varias veces.

El invierno pasado se cancelaron muchas competiciones porque no tenían suficientes participantes cuando quedaban 2 semanas. Pero... ¡la mayoría se inscribe cuando queda una semana! Un consejo es estar preparado para las inscripciones que llegan tarde. Asegúrate de simplificar la inscripción para que sea posible inscribirse cerca de la carrera.

Este año, efectivamente, las solicitudes han llegado más tarde de lo habitual. En parte, los participantes quieren ver en qué estado de forma se encuentran y, en relación con la recesión, si se gastan entre 70 y 80 euros en la inscripción, quieren tener la garantía de vivir la experiencia. En general, no creo que sean sensibles a la escala de precios antes de la carrera, al menos para nosotros no ha supuesto una gran diferencia. Por ejemplo, el Maratón de Esquí Artesanal suele llenarse rápidamente porque la gente sabe que hay un número limitado de plazas. La gente llega tarde y hay que estar preparado para ello. Este año hemos tenido un caso extremo, la Moraloppet. Cuando quedaba una semana, teníamos 250-300 participantes. Luego hubo 75 inscripciones cada día de la semana anterior a la carrera, así que al final fueron 900, ¡el viernes por la noche!

Fue extremo. Pero si no se está preparado para ello, ¡es fácil perder la mitad de los ingresos! Piensa en facilitar las cosas con las inscripciones tardías y busca soluciones universales para no acabar con dorsales o medallas con un año determinado escrito... sé flexible e inteligente con el material que pides.

 

Agradecemos a Martin sus valiosos consejos y esperamos que la entrevista le haya servido de inspiración. Si desea más ayuda con comunicación con los participantesencontrará muchos más consejos en el centro de aprendizaje para organizadores.

Para saber más sobre Martin e información sobre las carreras que organiza, visite el sitio web de 157XCC Originals.