7 tips för att hantera deltagarsupport mer effektivt

Som upptagen tävlingsarrangör jonglerar du med hundra uppgifter på en gång. Mellan att samordna volontärer, sätta upp logistik och se till att tävlingsdagen går smidigt, är det sista du vill göra att spendera timmar på att svara på deltagarnas e-post eller felsöka frågor i sista minuten.

Att hantera deltagarstöd på ett effektivt sätt behöver inte öka din stress. Med rätt strategier på plats kan du minimera den tid som läggs på support och samtidigt se till att deltagarna får den hjälp de behöver. Här är sju tips som hjälper dig att hantera deltagarsupport som ett proffs.

1. Kommunicera tidigt och ofta

Ju mer du kommunicerar före loppet och under hela säsongen, desto färre frågor behöver du svara på under loppet. Skicka ut regelbundna uppdateringar och påminnelser som täcker viktiga detaljer som logistik på tävlingsdagen, parkering, starttider och utrustningskrav. Se till att allt är tydligt så att deltagarna inte behöver höra av sig för att få klarhet.

2. Använd FAQ och hjälpcenter

En välorganiserad FAQ eller ett hjälpcenter på din webbplats kan minska antalet upprepade frågor. Tänk på det som en one-stop-shop för alla vanliga frågor som deltagarna kan tänkas ha. Se till att det är lätt att hitta och att det är uppdaterat.

Tips! Så snart du får en fråga mer än en gång, lägg till den i FAQ.

3. Automatisera support och kommunikation

Automatiseringsverktyg kan spara dig timmar av manuellt arbete. Överväg att skapa automatiserade e-postmeddelanden för registreringsbekräftelser (detta ingår vanligtvis om du använder en registreringspartner som RaceID), påminnelser om tävlingsdagen och enkäter efter loppet. Du kan också använda chatbottar på din webbplats för att hantera enkla frågor, vilket frigör tid för dig att fokusera på mer komplexa frågor.

Du kan också skapa ett automatiserat svar på ditt supportmejl som innehåller en länk till FAQ så att deltagarna kan hjälpa sig själva i början.

4. Kategorisera supportförfrågningar

Alla supportärenden är inte lika. Vissa behöver omedelbar uppmärksamhet, medan andra kan vänta. Sätt upp ett system för att kategorisera förfrågningar baserat på hur brådskande de är. På så sätt kan du eller ditt team prioritera och ta itu med de viktigaste först!

5. Erbjud flera kontaktmetoder

Olika deltagare föredrar olika sätt att få hjälp. Se till att du erbjuder minst två alternativ, som e-post och chatt, så att deltagarna kan välja det som fungerar bäst för dem. 

Bonuspoäng om du använder ett eventhanteringssystem som RaceID, som har inbyggd support via chatt och e-post 😉.

6. Spåra och analysera supportdata

Använd supportdata för att förbättra dina processer. Håll reda på vanliga frågor, topptider för supportförfrågningar och eventuella återkommande problem. Dessa uppgifter hjälper dig att göra justeringar för framtida händelser och ge ännu bättre support, samtidigt som de gör ditt liv enklare i framtiden. 

7. Uppföljning med deltagarna

Glöm inte att följa upp deltagarna efter loppet för att se om de behöver någon ytterligare hjälp. Detta enkla steg kan lämna ett positivt intryck och förhindra att eventuella olösta problem går obemärkta förbi!

Genom att tillämpa dessa tips kommer du att kunna hantera supporten mer effektivt och hålla deltagarna nöjda under hela loppet. 

Om du vill ha ytterligare tips om hur du automatiserar kommunikationen kan du läsa det här inlägget om hur du gör det med Zapier. 

Foto: Hermanövarvet