7 συμβουλές για αποτελεσματικότερο χειρισμό της υποστήριξης των συμμετεχόντων
Ως πολυάσχολος διοργανωτής διοργάνωση , έχετε εκατοντάδες καθήκοντα ταυτόχρονα. Μεταξύ του συντονισμού των εθελοντών, της οργάνωσης της υλικοτεχνικής υποδομής και της διασφάλισης της ομαλής διεξαγωγής της ημέρας διοργάνωση , το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να ξοδεύετε ώρες απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμμετεχόντων ή αντιμετωπίζοντας ερωτήσεις της τελευταίας στιγμής.
Ο αποτελεσματικός χειρισμός της υποστήριξης των συμμετεχόντων δεν χρειάζεται να αυξάνει το άγχος σας. Με τις σωστές στρατηγικές, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον χρόνο που δαπανάται για την υποστήριξη, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι συμμετέχοντες θα λάβουν τη βοήθεια που χρειάζονται. Ακολουθούν επτά συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε την υποστήριξη των συμμετεχόντων σαν επαγγελματίας.
1. Επικοινωνήστε νωρίς και συχνά
Όσο περισσότερο επικοινωνείτε πριν από το διοργάνωση και κατά τη διάρκεια της σεζόν, τόσο λιγότερες ερωτήσεις θα έχετε να απαντήσετε κατά τη διάρκειά της. Στείλτε τακτικές ενημερώσεις και υπενθυμίσεις, καλύπτοντας βασικές λεπτομέρειες, όπως τα logistics της ημέρας διοργάνωση , το πάρκινγκ, τις ώρες εκκίνησης και τις απαιτήσεις εξοπλισμού. Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ξεκάθαρα, ώστε οι συμμετέχοντες να μη χρειάζεται να απευθύνονται για διευκρινίσεις.
2. Χρήση FAQs και Κέντρων Βοήθειας
Μια καλά οργανωμένη Συχνές Ερωτήσεις ή ένα κέντρο βοήθειας στον ιστότοπό σας μπορεί να μειώσει τον αριθμό των επαναλαμβανόμενων ερωτήσεων. Σκεφτείτε το ως ένα one-stop shop για όλες τις κοινές ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι συμμετέχοντες. Βεβαιωθείτε ότι είναι εύκολο να το βρείτε και ενημερωμένο.
Συμβουλές! Μόλις λάβετε μια ερώτηση περισσότερες από μία φορές, προσθέστε την στις Συχνές Ερωτήσεις.
3. Αυτοματοποίηση της υποστήριξης και της επικοινωνίας
Τα εργαλεία αυτοματοποίησης μπορούν να σας γλιτώσουν από πολλές ώρες χειρωνακτικής εργασίας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιβεβαιώσεις εγγραφής (αυτό συνήθως περιλαμβάνεται αν χρησιμοποιείτε έναν συνεργάτη εγγραφής όπως το RaceID), υπενθυμίσεις διοργάνωση-ημέρας και έρευνες μετά τοδιοργάνωση . Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ρομπότ συνομιλίας στον ιστότοπό σας για να χειρίζεστε απλά ερωτήματα, γεγονός που σας απελευθερώνει χρόνο για να επικεντρωθείτε σε πιο σύνθετα ζητήματα.
Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε μια αυτοματοποιημένη απάντηση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστήριξης, η οποία παρέχει έναν σύνδεσμο προς τις Συχνές Ερωτήσεις, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να βοηθηθούν αρχικά μόνοι τους.
4. Κατηγοριοποίηση αιτημάτων υποστήριξης
Δεν είναι όλα τα αιτήματα υποστήριξης ίδια. Ορισμένα χρειάζονται άμεση προσοχή, ενώ άλλα μπορούν να περιμένουν. Δημιουργήστε ένα σύστημα για την κατηγοριοποίηση των ερωτημάτων με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Με αυτόν τον τρόπο, εσείς ή η ομάδα σας μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα και να αντιμετωπίσετε πρώτα τα πιο σημαντικά!
5. Προσφορά πολλαπλών μεθόδων επικοινωνίας
Διαφορετικοί συμμετέχοντες προτιμούν διαφορετικούς τρόπους για να λάβουν βοήθεια. Βεβαιωθείτε ότι προσφέρετε τουλάχιστον δύο επιλογές, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η συνομιλία, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να επιλέξουν αυτό που τους εξυπηρετεί καλύτερα.
Μπόνους αν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων όπως το RaceID, το οποίο περιλαμβάνει ενσωματωμένη υποστήριξη μέσω chat και email 😉.
6. Παρακολούθηση και ανάλυση δεδομένων υποστήριξης
Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα υποστήριξης για να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας. Παρακολουθήστε τις συχνές ερωτήσεις, τις ώρες αιχμής των αιτημάτων υποστήριξης και τυχόν επαναλαμβανόμενα ζητήματα. Τα δεδομένα αυτά θα σας βοηθήσουν να κάνετε προσαρμογές για μελλοντικά συμβάντα και να παρέχετε ακόμη καλύτερη υποστήριξη, καθώς και να κάνετε τη ζωή σας ευκολότερη στο μέλλον.
7. Παρακολούθηση των συμμετεχόντων
Μετά το διοργάνωση, μην ξεχάσετε να παρακολουθήσετε τους συμμετέχοντες για να δείτε αν χρειάζονται πρόσθετη βοήθεια. Αυτό το απλό βήμα μπορεί να αφήσει θετική εντύπωση και να αποτρέψει τυχόν άλυτα ζητήματα να περάσουν απαρατήρητα!
Εφαρμόζοντας αυτές τις συμβουλές, θα μπορέσετε να διαχειριστείτε την υποστήριξη πιο αποτελεσματικά και να κρατήσετε τους συμμετέχοντες ευχαριστημένους καθ' όλη τη διάρκεια της εμπειρίας τους στο διοργάνωση .
Αν θέλετε περισσότερες συμβουλές σχετικά με την αυτοματοποίηση της επικοινωνίας, διαβάστε αυτή τη δημοσίευση σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης με το Zapier.
Φωτογραφία: Hermanövarvet
