7 consejos para gestionar más eficazmente el apoyo a los participantes
Como organizador de una carrera, tienes que hacer malabarismos con cientos de tareas a la vez. Entre coordinar a los voluntarios, organizar la logística y asegurarte de que el día de la carrera transcurre sin problemas, lo último que quieres es pasarte horas respondiendo a los correos electrónicos de los participantes o resolviendo dudas de última hora.
Gestionar eficazmente el apoyo a los participantes no tiene por qué aumentar su estrés. Con las estrategias adecuadas, puede minimizar el tiempo dedicado a la asistencia y asegurarse de que los participantes reciben la ayuda que necesitan. Aquí tienes siete consejos que te ayudarán a gestionar el apoyo a los participantes como un profesional.
1. Comuníquese pronto y a menudo
Cuanto más te comuniques antes de la carrera y a lo largo de la temporada, menos preguntas tendrás que responder durante la misma. Envía actualizaciones y recordatorios con regularidad, cubriendo detalles esenciales como la logística del día de la carrera, el aparcamiento, las horas de salida y los requisitos de equipamiento. Asegúrate de que todo esté claro para que los participantes no tengan que pedir aclaraciones.
2. Utilizar preguntas frecuentes y centros de ayuda
Un centro de ayuda o de preguntas frecuentes bien organizado en su sitio web puede reducir el número de preguntas repetitivas. Piense en él como una ventanilla única para todas las dudas comunes que puedan tener los participantes. Asegúrese de que sea fácil de encontrar y esté actualizado.
Consejos En cuanto recibas una pregunta más de una vez, añádela a las FAQ.
3. Automatizar la asistencia y la comunicación
Las herramientas de automatización pueden ahorrarte horas de trabajo manual. Considera la posibilidad de configurar correos electrónicos automáticos para las confirmaciones de inscripción (esto suele estar incluido si utilizas un socio de inscripción como RaceID), recordatorios del día de la carrera y encuestas posteriores a la carrera. También puedes utilizar chatbots en tu sitio web para gestionar consultas sencillas, lo que te liberará tiempo para centrarte en cuestiones más complejas.
También puede configurar una respuesta automática a su correo electrónico de asistencia, que proporcione un enlace a las preguntas frecuentes para que los participantes puedan ayudarse a sí mismos al principio.
4. Categorizar las solicitudes de asistencia
No todas las solicitudes de asistencia son iguales. Algunas necesitan atención inmediata, mientras que otras pueden esperar. Establezca un sistema para clasificar las consultas en función de su urgencia. De este modo, usted o su equipo podrán establecer prioridades y atender primero las más importantes.
5. Ofrecer múltiples métodos de contacto
Cada participante prefiere una forma distinta de obtener ayuda. Asegúrate de ofrecer al menos dos opciones, como el correo electrónico y el chat, para que los participantes puedan elegir la que más les convenga.
Puntos extra si utilizas un sistema de gestión de eventos como RaceID, que incluye chat integrado y asistencia por correo electrónico 😉.
6. Seguimiento y análisis de los datos de apoyo
Utilice los datos de asistencia para mejorar sus procesos. Lleve un registro de las preguntas más frecuentes, las horas punta de las solicitudes de asistencia y los problemas recurrentes. Estos datos te ayudarán a realizar ajustes para futuros eventos y ofrecer una asistencia aún mejor, además de facilitarte la vida en el futuro.
7. Seguimiento de los participantes
Después de la carrera, no olvide hacer un seguimiento de los participantes para ver si necesitan ayuda adicional. Este sencillo paso puede dejar una impresión positiva y evitar que cualquier problema no resuelto pase desapercibido.
Si pone en práctica estos consejos, podrá gestionar el apoyo de forma más eficaz y mantener contentos a los participantes durante toda su experiencia en la carrera.
Si quieres más consejos sobre cómo automatizar la comunicación, lee este post sobre cómo configurarlo con Zapier.
Foto: Hermanövarvet
