Open Water Race Reduzierung der Rennverwaltung um 80 % mit RaceID

"Wir mussten keine einzige Frage zum Anmeldeverfahren beantworten - alles war auf der Website verfügbar. Jeder konnte bei der Anmeldung entweder ein bestehendes RaceID-Konto verwenden oder ein neues erstellen. Alles in allem bedeutete dies eine Einsparung von 80-90 % des Verwaltungsaufwands. Das allein reicht uns schon, um über nichts anderes mehr nachzudenken!"

-Ryan Provencher, Rennleiter Karl-Oskarssimmet

 

Ryan Provencher ist ein begeisterter Freiwasserschwimmer und Rennleiter des Karl-Oskar Swim in Växjö, Schweden. Er hat dieses Jahr zum ersten Mal die RaceID Race Management Solution und die RaceID Timekeeping App verwendet und teilt seine Ergebnisse und Gedanken mit uns in diesem Interview. 

Wichtigste Erkenntnisse: 

  • Ryan konnte durch den Wechsel zu RaceID 80 % seiner Verwaltungsarbeit rund um das Rennen im Vergleich zu seinem vorherigen System einsparen.
  • Außerdem konnten sie etwa 60-70 % der Kosten einsparen, als sie von der Chip-Zeitnahme auf die RaceID Timing App umstellten. 
  • Sie waren der Meinung, dass der Umgang mit der Timing App leicht zu erlernen ist und Ryan mit Hilfe der Video-Tutorials und Leitfäden seine Freiwilligen und Mitarbeiter problemlos schulen konnte.

Sehen Sie sich das Interview im Videoformat an:

Über das Karl-Oskar-Schwimmen 

Das Karl-Oskar-Schwimmen ist ein bekanntes Open-Water-Rennen in Schweden, das vor etwa 8 Jahren ins Leben gerufen wurde. Wie der Name schon sagt, ist es eine Hommage an Karl-Oskar und Kristina, die Figuren aus dem berühmten schwedischen Roman "Die Auswanderer", einer Geschichte über die erste Gruppe von Auswanderern aus Schweden in die Vereinigten Staaten im Jahr 1850. 

Das Rennen begann mit einer Distanz, die von dem Jahr inspiriert war, in dem Karl-Oskar und Kristina ihre Reise begannen, nämlich 1850 m, aber Ryan erkannte schnell, dass diese Distanz keine ausreichende Herausforderung für die Schwimmer war, die aus ganz Schweden in die kleine Stadt Växjö reisten. Daher fügte er dem Programm eine 5000m-Schwimmstrecke hinzu, so dass es jetzt drei Distanzen gibt: 5000 m, 1850 m und 925 m für Anfänger. Auf jeder Strecke gibt es zwei Klassen: Freizeitschwimmer und eine Eliteklasse für Männer und Frauen. 

Interview mit Rennleiter Ryan Provencher

Welches Rennverwaltungssystem haben Sie vorher benutzt, und wie kam es, dass Sie sich für RaceID entschieden haben? 

Wir haben lange Zeit die Systeme gewechselt und versucht, alles zum Laufen zu bringen. Leider haben alle Systeme, die wir ausprobiert haben, eine Menge zusätzlicher Arbeit für uns verursacht. Wir haben alles ausprobiert, vom Buchungssystem für die Schwimmschule bis hin zur Verwendung von E-Mail und getrennten Zahlungen. Die meisten Leute in unserer Organisation arbeiten ehrenamtlich, und wir brauchten eine Lösung, die es uns ermöglicht, unsere Zeit auf die richtigen Dinge zu konzentrieren: den eigentlichen Wettkampf und unsere Teilnehmer. Mit unseren alten Methoden verbrachte ich mehr Zeit mit der Beantwortung von E-Mails darüber, dass das System nicht als damit, ein großartiges Erlebnis für unsere Schwimmer zu schaffen.

Glücklicherweise fanden wir RaceID in der Mitte dieser Saison und entschieden uns für den Wechsel, obwohl wir unsere Registrierung mit einem anderen System begonnen hatten. Wir alle bedauern, dass wir diese Entscheidung nicht früher getroffen haben! 

Wie hat Ihnen die Verwendung des RaceID-Veranstaltungsmanagementsystems und der Registrierung bei Ihrer täglichen Arbeit mit dem Rennen geholfen? 

Es hat uns die Arbeit sehr erleichtert. Vorher hatten wir verschiedene Systeme für die Anmeldung, die Bezahlung und die Zeitplanung und hatten zu viel Arbeit und Probleme mit Excel-Listen und Importen/Exporten zwischen den Systemen. 

Als wir Zugang zum RaceID-Admin und zur App bekamen, konnten wir sie einfach einschalten und dann die Anmeldungen verfolgen und sie automatisch in der Startliste sehen und sie dann am Renntag in der App bereit haben. Das hat uns eine Menge Kopfzerbrechen und Vorbereitungsarbeit abgenommen. 

Wie war Ihre Erfahrung bei der ersten Verwendung der RaceID Timing App? 

Ja, wir waren anfangs etwas zögerlich. In der Vergangenheit haben wir Stoppuhren und manuelle Zeitmessung verwendet, und in den letzten vier Jahren haben wir die Chip-Zeitmessung genutzt. Dieses Jahr haben wir uns entschieden, die RaceID Timing App auszuprobieren, und wir sind sehr zufrieden damit. Mit all den Anleitungen und dem Material, das uns zur Verfügung gestellt wurde, war es einfach, das Team und die Freiwilligen in der Anwendung zu schulen. 

Wir haben ein Gerät pro Klasse verwendet, und es hat sehr gut funktioniert. Natürlich könnte es einen kleinen Unterschied in der Zielzeit geben, wenn man den Knopf für den Wettkämpfer manuell drückt, aber gerade im Freiwasserschwimmen kommt es nicht auf die exakte Zeit mit den Zehntelsekunden an, sondern eher auf den Platz. Wir hatten keine Beschwerden oder Ausfälle durch den Wechsel zur App, alle waren zufrieden. 

Welche Unterschiede oder Verbesserungen haben Sie bei der Verwendung von RaceID Timing im Vergleich zu Ihrer bisherigen Zeitmessmethode festgestellt?

Mit der App mussten wir keine Chips und Tüten usw. vorbereiten. Wenn sich jemand anmelden wollte, konnte er das am Tag des Rennens tun, wenn er wollte. Die App war so einfach zu bedienen, dass wir die Anmeldung bis 15 Minuten vor dem Start offen lassen konnten. Wenn sich jemand anmelden wollte, fügten wir ihn manuell direkt in der App hinzu, wiesen ihm eine Startnummer zu und schrieben sie einfach auf die Kappe, und schon konnte er teilnehmen. Das war eine deutliche Verbesserung für uns, da wir mit unserem vorherigen Chip-Zeitmessungssystem eine Stunde vor dem Start schließen mussten. 

Auch bei den Kosten für die Zeitmessung konnten wir fast 60-70 % einsparen. Vorher hatten wir die Kosten für die Registrierung und die Zeitmessung getrennt. Jetzt, wo wir mit RaceID alles in einem System haben, konnten wir eine Menge Geld sparen, so dass wir nicht die Absicht haben, RaceID in den kommenden Jahren zu verlassen! 

Würden Sie RaceID einem anderen Organisator empfehlen? Warum?

Ja, das würde ich, und das habe ich auch schon getan. Wie ich schon sagte - die ganze Energie, die wir in der Organisation haben, wollen wir in einen guten Renntag stecken. Wir wollen, dass die Leute an den See kommen und erkennen, dass es sich um einen großen Wettbewerb handelt und dass sie ein tolles Erlebnis haben. 

Wir mussten keine einzige Frage zum Anmeldeverfahren beantworten - alles war auf der Website verfügbar. Jeder konnte bei der Anmeldung entweder ein bestehendes RaceID-Konto verwenden oder ein neues erstellen. 

Alles in allem war es eine 80-90%ige Ersparnis an Verwaltungsarbeit. Das allein reicht uns schon, um an nichts anderes mehr zu denken! Es war für alle einfach zu bedienen, und es war toll, dass wir die App auf unseren Handys am See nutzen konnten und keinen Laptop mitnehmen mussten. 

Als die Schwimmer ankamen, konnten wir die Ergebnisse sofort online abrufen. So konnten die Freunde und Verwandten, die nicht in Växjö waren, das Rennen aus der Ferne live verfolgen. Bei anderen Systemen gab es immer Probleme und alle warteten darauf, dass wir die Ergebnisse mehrere Stunden später veröffentlichten. 

Haben Sie irgendwelche Verbesserungsvorschläge für das RaceID-System?

Nein, nicht wirklich, wir haben durch Übung gelernt. Am Anfang hatten wir ein wenig Mühe, einen Schwimmer am Start zu markieren und herauszufinden, wie man das richtig macht, aber mit ein bisschen Übung haben wir am Wettkampftag alles richtig hinbekommen, indem wir die Anleitungen befolgt haben. 

Wir danken Ryan für das Interview und wünschen ihm viel Glück für das nächste Jahr! 

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