Ryan Provencher er svømmeentusiast i åpent vann og løpsleder for Karl-Oskar Swim i Växjö i Sverige. Han brukte RaceID Race Management Solution og RaceID Timekeeping App for første gang i år, og deler sine resultater og tanker med oss i dette intervjuet. 

Det viktigste å ta med seg: 

• Etter å ha byttet til RaceID kunne Ryan kutte 80 % av tiden han brukte på administrasjonsarbeidet rundt løpet, sammenlignet med det tidligere systemet.
• De klarte også å redusere kostnadene med 60-70 % da de gikk over til RaceID Timing-appen i stedet for å bruke chiptidtaking. 
• De syntes det var enkelt å lære seg å bruke Timing-appen, og ved hjelp av videoveiledninger og guider kunne Ryan enkelt lære opp sine frivillige og ansatte.

Se intervjuet i videoformat:

Om Karl-Oskar Swim 

Karl Oskar Swim er et anerkjent Open Water Race i Sverige, og det startet for ca. 8 år siden. Som navnet antyder, er det en hyllest til Karl-Oskar og Kristina, som er karakterene i den berømte svenske romanen "Utvandrerne", som handler om den første gruppen utvandrere fra Sverige til USA i 1850. 

Løpet startet med en distanse inspirert av året da Karl-Oskar og Kristina startet reisen, 1850 meter, men Ryan innså raskt at denne distansen ikke var en stor nok utfordring for svømmere som reiser fra hele Sverige til den lille byen Växjö. Derfor la han til 5000 meter svømming i programmet, og nå har de tre distanser: 5000 meter, 1850 meter og 925 meter for nybegynnere. De har to klasser på hver distanse: mosjonister og en eliteklasse for både menn og kvinner. 

Intervju med løpsleder Ryan Provencher

Hvilket løpsadministrasjonssystem brukte dere tidligere, og hvorfor valgte dere å bytte til RaceID? 

Vi har lenge byttet systemer for å få alt til å fungere. Dessverre har alle systemene vi har prøvd, skapt mye ekstraarbeid for oss. Vi har prøvd alt fra svømmeskolens bookingsystem til å bruke e-post og betalinger hver for seg. De fleste jobber frivillig i organisasjonen vår, og vi trengte en løsning som gjorde det mulig for oss å bruke tiden vår på de riktige tingene: selve løpet og deltakerne våre. Med de gamle løsningene brukte jeg mer tid på å svare på e-poster om at systemet ikke systemet ikke fungerte, enn på å skape en god opplevelse for svømmerne våre.

Heldigvis fant vi RaceID midt i sesongen, og bestemte oss for å bytte selv om vi hadde startet registreringen med et annet system. Vi angrer alle på at vi ikke tok denne avgjørelsen tidligere! 

Hvordan har bruken av RaceIDs arrangementssystem og registrering hjulpet deg i det daglige arbeidet med løpet? 

Det har gjort arbeidet vårt mye enklere. Før hadde vi forskjellige systemer for registrering, betaling og tidtaking, og det ble for mye arbeid og problemer med excel-lister og import/eksport mellom systemene. 

Da vi fikk tilgang til RaceID Admin og appen, kunne vi bare slå den på og deretter følge påmeldingen og se dem i startlisten automatisk og ha dem klare i appen på løpsdagen. Det tok mye hodebry og forberedelsesarbeid fra oss. 

Hvordan opplevde du å bruke RaceID Timing App for første gang? 

Ja, vi nølte litt i begynnelsen. Tidligere har vi brukt stoppeklokke og manuell tidtaking, og de siste fire årene har vi brukt brikketidtaking. I år bestemte vi oss for å prøve RaceID Timing-appen, og vi er veldig fornøyde med den. Med alle veiledningene og alt materialet vi fikk, var det enkelt å lære og lære opp teamet og de frivillige i å bruke den. 

Vi brukte én enhet per klasse, og det gikk veldig bra. Selvfølgelig kan det være en liten forskjell i sluttiden med det manuelle aspektet med å trykke på knappen for løperen, men spesielt i svømming i åpent vann er det ikke den nøyaktige tiden med tiendedeler av sekunder som betyr noe, det er mer stedet. Vi hadde ingen klager eller problemer med å bytte til appen, alle var fornøyde. 

Hvilke forskjeller eller forbedringer har du sett ved bruk av RaceID Timing sammenlignet med din tidligere tidtakingsmetode?

Med appen trengte vi ikke å forberede chips og poser osv. Hvis noen ønsket å melde seg på, kunne de gjøre det på løpsdagen. Appen var så enkel å bruke at vi kunne ha påmeldingen åpen helt frem til 15 minutter før start. Hvis noen ønsket å melde seg på, la vi dem til manuelt rett i appen, tildelte dem et startnummer og skrev det på appen, og så kunne de delta. Dette var en klar forbedring for oss, ettersom vi måtte stenge en time før start med vårt tidligere chip-tidtakingssystem. 

Vi sparte også nesten 60-70 % på kostnadene for tidtakingsløsningen. Før hadde vi både kostnader for registrering og tidtaking hver for seg. Nå som vi har alt i samme system med RaceID, har vi kunnet spare mye penger, så vi har ingen planer om å forlate RaceID i årene som kommer! 

Vil du anbefale RaceID til en annen arrangør? Hvorfor?

Ja, det vil jeg, og det har jeg faktisk allerede gjort. Som jeg sa - all den energien vi har i organisasjonen ønsker vi å legge inn i en god løpsdag. Vi vil at folk skal komme til innsjøen og innse at dette er en fullskala konkurranse og få en flott opplevelse rundt det hele. 

Vi trengte ikke å svare på et eneste spørsmål om påmeldingsprosessen - alt var tilgjengelig på nettstedet. Alle kunne enten bruke en eksisterende RaceID-konto eller opprette en ny når de meldte seg på. 

Alt i alt ble det en besparelse på 80-90 % i administrasjonsarbeidet. Bare det er nok til at vi ikke trenger å tenke på noe annet! Det var enkelt å bruke for alle, og det var flott at vi kunne bruke appen på telefonene våre på sjøen og ikke trengte å ta med en bærbar PC. 

Etter hvert som svømmerne kom inn, fikk vi også resultatene på nettet med en gang. Dermed kunne venner og familie som ikke var på plass i Växjö, følge løpet live på avstand. Da vi hadde andre systemer, var det alltid problemer, og alle ventet alltid på at vi skulle legge ut resultatene flere timer etterpå. 

Har du noen forslag til forbedringer av RaceID-systemet?

Nei, egentlig ikke, vi lærte ved å gjøre. I begynnelsen hadde vi litt problemer med å merke av en svømmer i starten og finne ut hvordan vi skulle gjøre det riktig, men ved å følge veiledningen fikk vi det til på løpsdagen med litt øvelse. 

Vi takker Ryan for intervjuet og ønsker dem lykke til til neste år! 

Vil du prøve RaceID Race Management & Timing for ditt løp? Les mer her eller opprett en konto for å prøve det.