Carrera en aguas abiertas Reduzca la administración de la carrera en un 80% con RaceID

"No tuvimos que responder ni una sola pregunta sobre el proceso de inscripción en la carrera: todo estaba disponible en el sitio web. Todo el mundo podía utilizar una cuenta RaceID existente o crear una nueva al inscribirse. En total, supuso un ahorro del 80-90% en trabajo administrativo. Eso nos basta para no pensar en nada más".

-Ryan Provencher, Director de Carrera Karl-Oskarssimmet

 

Ryan Provencher es un entusiasta de la natación en aguas abiertas y director de la carrera Karl-Oskar Swim en Växjö, Suecia. Este año ha utilizado por primera vez la solución de gestión de carreras RaceID y la aplicación de cronometraje RaceID, y comparte con nosotros sus resultados y opiniones en esta entrevista. 

Puntos clave a tener en cuenta: 

  • Tras cambiar a RaceID, Ryan pudo reducir en un 80% el tiempo que dedicaba a la administración de la carrera en comparación con su sistema anterior.
  • También fueron capaces de reducir alrededor del 60-70% de los costes, al cambiar a la aplicación de cronometraje RaceID en lugar de utilizar el cronometraje por chip. 
  • Pensaron que era fácil aprender a utilizar la aplicación de cronometraje y, con la ayuda de los tutoriales en vídeo y las guías, Ryan pudo formar fácilmente a sus voluntarios y al personal.

Vea la entrevista en formato de vídeo:

Sobre la natación Karl-Oskar 

La Karl Oskar Swim es una famosa carrera en aguas abiertas que se celebra en Suecia desde hace unos 8 años. Como su nombre indica, es un homenaje a Karl-Oskar y Kristina, personajes de la famosa novela sueca "Los emigrantes", que narra la historia del primer grupo de emigrantes de Suecia a Estados Unidos en 1850. 

La carrera comenzó con la distancia inspirada en el año en que Karl-Oskar y Kristina iniciaron su viaje, 1850m, pero Ryan se dio cuenta rápidamente de que esta distancia no era suficiente reto para los nadadores que viajaban desde toda Suecia hasta la pequeña ciudad de Växjö. De ahí que añadiera 5.000 metros a la lista, y ahora tienen tres distancias: 5000m, 1850m y 925m para principiantes. En cada distancia hay dos clases: nadadores recreativos y una clase de élite para hombres y mujeres. 

Entrevista con Ryan Provencher, Director de Carrera

¿Qué sistema de gestión de carreras utilizaba antes y por qué decidió pasarse a RaceID? 

Llevamos mucho tiempo cambiando de sistema, intentando que todo funcione. Desgraciadamente, todos los sistemas que hemos probado nos han creado mucho trabajo extra. Probamos de todo, desde el sistema de reservas de la escuela de natación hasta el uso del correo electrónico y los pagos aparte. La mayoría de la gente trabaja de forma voluntaria en nuestra organización, y necesitábamos una solución que nos permitiera centrar nuestro tiempo en las cosas correctas: la carrera en sí y nuestros participantes. Con nuestros antiguos métodos, pasaba más tiempo respondiendo a correos electrónicos sobre cómo el sistema no que en crear una gran experiencia para nuestros nadadores.

Por suerte, encontramos RaceID a mediados de esta temporada, y decidimos cambiar aunque habíamos empezado nuestra inscripción con otro sistema. ¡Todos lamentamos no haber tomado esta decisión antes! 

¿Cómo le ha ayudado el uso del sistema de gestión de eventos e inscripciones RaceID en su trabajo diario con la carrera? 

Nos ha facilitado mucho el trabajo. Antes teníamos diferentes sistemas para la inscripción, el pago y el calendario y teníamos demasiado trabajo y problemas con las listas de Excel y las importaciones/exportaciones entre los sistemas. 

Cuando obtuvimos acceso al RaceID Admin y a la App, pudimos activarlo y seguir las inscripciones, verlas automáticamente en la lista de salida y tenerlas listas en la App el día de la carrera. Nos quitó muchos quebraderos de cabeza y trabajo de preparación. 

¿Cómo fue tu experiencia al utilizar la aplicación de cronometraje RaceID por primera vez? 

Sí, al principio teníamos algunas dudas. En el pasado hemos utilizado cronómetros y cronometraje manual, y los últimos cuatro años hemos utilizado el cronometraje por chip. Este año, decidimos probar la aplicación de cronometraje RaceID, y estamos muy contentos con ella. Con todos los tutoriales y el material que nos dieron, fue fácil aprender y formar al equipo y a los voluntarios en su uso. 

Hemos utilizado un dispositivo por clase y ha ido muy bien. Por supuesto, podría haber una pequeña diferencia en el tiempo de llegada con el aspecto manual de pulsar el botón para el corredor, pero especialmente en la natación en aguas abiertas no es el tiempo exacto con las décimas de segundo lo que importa, es más el lugar. No hemos tenido ninguna queja ni retroceso al cambiar a la aplicación, todo el mundo estaba contento. 

¿Qué diferencias o mejoras has observado al utilizar RaceID Timing, en comparación con tu método de cronometraje anterior?

Con la aplicación, no tuvimos que preparar chips ni bolsas, etc. Si alguien quería apuntarse, podía hacerlo el mismo día de la carrera. La aplicación era tan fácil de usar que podíamos tener abierta la inscripción hasta 15 minutos antes de la salida. Si alguien quería inscribirse, lo añadíamos manualmente directamente en la aplicación, le asignábamos un número de dorsal, lo escribíamos en la gorra y ya podía participar. Esto supuso una mejora definitiva para nosotros, ya que con nuestro anterior sistema de cronometraje por chip teníamos que cerrar una hora antes de la salida. 

También hemos visto un ahorro de casi el 60-70% en el coste de la solución de cronometraje. Antes teníamos los costes de inscripción y de cronometraje por separado. Ahora, con todo en el mismo sistema con RaceID, hemos podido ahorrar mucho dinero, ¡así que no tenemos intención de dejar RaceID en los próximos años! 

¿Recomendarías RaceID a otro organizador? ¿Por qué?

Sí, y de hecho ya lo he hecho. Como he dicho, toda la energía que tenemos en la organización la queremos poner en un buen día de carreras. Queremos que la gente llegue al lago y se dé cuenta de que se trata de una competición a gran escala y viva una gran experiencia. 

No tuvimos que responder ni una sola pregunta sobre el proceso de inscripción en la carrera: todo estaba disponible en el sitio web. Todo el mundo pudo utilizar una cuenta RaceID existente o crear una nueva al inscribirse. 

En total, supuso un ahorro del 80-90% en trabajo administrativo. Eso es suficiente para que no pensemos en nada más. Fue fácil de usar para todo el mundo, y fue genial que pudiéramos usar la aplicación en nuestros teléfonos en el lago y no tuviéramos que llevar un portátil. 

Además, a medida que iban llegando los nadadores, teníamos los resultados en línea de inmediato. Así, la gente que no estaba en Växjö, los amigos y familiares, podían seguir la carrera en directo a distancia. Cuando teníamos otros sistemas, siempre había problemas y todo el mundo estaba esperando a que publicáramos los resultados varias horas después. 

¿Tiene alguna sugerencia para mejorar el sistema RaceID?

No, la verdad es que no, aprendimos con la práctica. Al principio, nos costó un poco marcar a un nadador en la salida y averiguar cómo hacerlo bien, pero siguiendo los tutoriales lo conseguimos todo para el día de la carrera con un poco de práctica. 

Agradecemos a Ryan la entrevista y les deseamos la mejor de las suertes para el próximo año. 

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