Ryan Provencher est un passionné de natation en eau libre et directeur de course de The Karl-Oskar Swim à Växjö, en Suède. Il a utilisé la solution de gestion de course RaceID et l'application de chronométrage RaceID pour la première fois cette année, et nous fait part de ses résultats et de ses réflexions dans cette interview. 

Principaux enseignements : 

• Ryan a pu réduire de 80 % le temps consacré aux tâches administratives liées à la course, par rapport à son système précédent, après être passé à RaceID.
• Ils ont également pu réduire leurs coûts de 60 à 70 % en utilisant l'application de chronométrage RaceID au lieu du chronométrage par puce. 
• Ils ont trouvé qu'il était facile d'apprendre à utiliser l'application de chronométrage et, grâce aux tutoriels vidéo et aux guides, Ryan a pu former facilement ses bénévoles et son personnel.

Voir l'interview en format vidéo :

À propos de la baignade Karl-Oskar 

Le Karl Oskar Swim est une course en eau libre renommée en Suède, qui a débuté il y a environ 8 ans. Comme son nom l'indique, il s'agit d'un hommage à Karl-Oskar et Kristina, personnages d'un célèbre roman suédois intitulé "Les émigrants", qui raconte l'histoire du premier groupe d'émigrants suédois aux États-Unis en 1850. 

La course a commencé avec une distance inspirée de l'année où Karl-Oskar et Kristina ont commencé leur voyage, 1850m, mais Ryan a rapidement réalisé que cette distance n'était pas un défi suffisant pour les nageurs venant de toute la Suède pour se rendre dans la petite ville de Växjö. Il a donc ajouté une distance de 5 000 mètres à la liste, ce qui fait qu'il y a maintenant trois distances : 5000m, 1850m et 925m pour les débutants. Il y a deux catégories pour chaque distance : les nageurs amateurs et une catégorie élite pour les hommes et les femmes. 

Entretien avec le directeur de course Ryan Provencher

Quel système de gestion de course utilisiez-vous auparavant, et comment avez-vous décidé de passer à RaceID ? 

Depuis longtemps, nous avons changé de système, en essayant de tout faire fonctionner. Malheureusement, tous les systèmes que nous avons essayés nous ont donné beaucoup de travail supplémentaire. Nous avons tout essayé, du système de réservation de l'école de natation à l'utilisation du courrier électronique, en passant par les paiements séparés. La plupart des gens travaillent bénévolement dans notre organisation, et nous avions besoin d'une solution qui nous permette de consacrer notre temps aux bonnes choses : la course elle-même et nos participants. Avec nos anciennes méthodes, je passais plus de temps à répondre à des courriels sur le fait que le système ne fonctionnait pas que de créer une expérience exceptionnelle pour nos nageurs.

Heureusement, nous avons découvert RaceID au milieu de cette saison, et nous avons décidé de changer de système, même si nous avions commencé nos inscriptions avec un autre système. Nous regrettons tous de ne pas avoir pris cette décision plus tôt ! 

Comment l'utilisation du système de gestion de l'événement et d'inscription RaceID vous a-t-elle aidé dans votre travail quotidien avec la course ? 

Il a rendu notre travail beaucoup plus facile. Auparavant, nous disposions de différents systèmes pour l'inscription, le paiement et le chronométrage et nous avions trop de travail et de problèmes avec les listes Excel et les importations/exportations entre les systèmes. 

Lorsque nous avons eu accès à l'administration et à l'application RaceID, il nous a suffi de l'activer pour suivre les inscriptions et les voir apparaître automatiquement dans la liste de départ, puis les préparer dans l'application le jour de la course. Cela nous a enlevé beaucoup de maux de tête et de travail de préparation. 

Comment avez-vous utilisé l'application de chronométrage RaceID pour la première fois ? 

Oui, nous étions un peu hésitants au début. Dans le passé, nous avons utilisé des chronomètres et un chronométrage manuel, et les quatre dernières années, nous avons utilisé le chronométrage par puce. Cette année, nous avons décidé d'essayer l'application de chronométrage RaceID, et nous en sommes très satisfaits. Avec tous les tutoriels et le matériel qui nous ont été fournis, il a été facile d'apprendre et de former l'équipe et les bénévoles à son utilisation. 

Nous avons utilisé un appareil par classe, et cela s'est très bien passé. Bien sûr, il pouvait y avoir une petite différence dans le temps d'arrivée avec l'aspect manuel d'appuyer sur le bouton pour le coureur, mais surtout en natation en eau libre, ce n'est pas le temps exact avec les dixièmes de secondes qui compte, c'est plus le lieu. Nous n'avons pas eu de plaintes ou d'échecs en passant à l'application, tout le monde était content. 

Quelles différences ou améliorations avez-vous constatées en utilisant le chronométrage RaceID, par rapport à votre méthode de chronométrage précédente ?

Avec l'application, nous n'avons pas eu à préparer des chips, des sacs, etc. Si quelqu'un voulait s'inscrire, il pouvait le faire le jour de la course. L'application était si facile à utiliser que nous pouvions ouvrir les inscriptions jusqu'à 15 minutes avant le départ. Si quelqu'un voulait s'inscrire, nous l'avons ajouté manuellement directement dans l'application, nous lui avons attribué un numéro de départ et nous l'avons simplement écrit sur la casquette, et il a pu participer. C'était une nette amélioration pour nous, car nous devions fermer une heure avant le départ avec notre ancien système de chronométrage par puce. 

Nous avons également constaté une économie de près de 60 à 70 % sur le coût de la solution de chronométrage. Avant, nous avions les deux coûts pour l'inscription et ensuite le chronométrage séparément. Maintenant, avec tout dans le même système avec RaceID, nous avons pu économiser beaucoup d'argent, donc nous n'avons pas l'intention de quitter RaceID dans les années à venir ! 

Recommanderiez-vous RaceID à un autre organisateur ? Pourquoi ?

Oui, je le ferais, et je l'ai déjà fait. Comme je l'ai dit, toute l'énergie que nous avons dans l'organisation, nous voulons la mettre au service d'une bonne journée de course. Nous voulons que les gens se présentent au lac et réalisent qu'il s'agit d'une compétition à grande échelle et qu'ils vivent une expérience formidable. 

Nous n'avons pas eu à répondre à une seule question sur le processus d'inscription à la course - tout était disponible sur le site web. Tout le monde a pu utiliser un compte RaceID existant ou en créer un nouveau au moment de l'inscription. 

Au total, cela a représenté une économie d'environ 80 à 90 % du travail administratif. C'est suffisant pour que nous ne pensions à rien d'autre ! C'était facile à utiliser pour tout le monde, et c'était génial que nous puissions utiliser l'application sur nos téléphones au lac et que nous n'ayons pas à apporter un ordinateur portable. 

De plus, au fur et à mesure que les nageurs arrivaient, nous avons obtenu les résultats en ligne immédiatement. Ainsi, les personnes qui n'étaient pas à Växjö pour regarder, les amis et les parents, pouvaient suivre la course en direct à distance. Lorsque nous avions d'autres systèmes, il y avait toujours des problèmes et tout le monde attendait que nous publiions les résultats plusieurs heures après. 

Avez-vous des suggestions pour améliorer le système RaceID ?

Non, pas vraiment, nous avons appris en faisant. Au début, nous avons eu un peu de mal à marquer un nageur au départ et à trouver la bonne façon de procéder, mais en suivant les tutoriels, nous avons tout réussi le jour de la course avec un peu d'entraînement. 

Nous remercions Ryan pour cette interview et lui souhaitons bonne chance pour l'année prochaine ! 

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