Ryan Provencher är tävlingsledare för Karl-Oskarsimmet i Växjö. Han använde RaceID Anmälan och Timing App för första gången i år, och delar sina resultat och tankar med oss ​​i den här intervjun. 

Nyckelpunkter: 

• Klubben kunde minska 80% av tiden de lägger på sitt administrationsarbete kring loppet, jämfört med deras tidigare system
• De kunde också skära ner cirka 60-70% av kostnaderna när de bytte till RaceID Timing App istället för att använda Chip Timing. 
• De tyckte att det var lätt att lära sig hur man använder Tidtagningsappen och med hjälp av videoguiderna kunde Ryan enkelt utbilda sina funktionärer och personal.

Se intervjun i videoformat (på Engelska):

Om Karl-Oskarsimmet 

Karl-Oskarsimmet är ett välkänt Öppet-Vattenlopp som äger rum i Växjö. Det startade för cirka 8 år sedan, och som namnet antyder är det en hyllning till Karl-Oskar och Kristina, som är karaktärer från den berömda svensk romanen “Utvandrarna”, som är en berättelse om den första gruppen emigranter från Sverige till USA 1850. 

Loppet började en distans som var inspirerad av året Karl-Oskar och Kristina började sin resa, 1850m, men Ryan insåg snabbt att denna distans inte var en utmaning nog för simmare att resa från hela Sverige till Vaxjö. Därför lade han till sträckan 5000,, och nu har de tre distanser: 5000m, 1850m och 925m för nybörjare. De har två klasser på varje distans: en motionsklass och en elitklass för både herrar och damer. 

Intervju med Lopparrangör Ryan Provencher

Vilket race system använde du tidigare och hur kommer det sig att du valde att byta till RaceID? 

Vi har haft en lång historia av att byta system och försöka få allt att fungera. Tyvärr skapade alla system vi provat mycket extraarbete för oss. Vi provade allt från simskolans bokningssystem till att använda e-post och betalningar isär. De flesta arbetar ideellt i vår organisation och vi behövde en lösning för att vi skulle kunna fokusera vår tid på rätt saker: själva loppet och våra deltagare. Med våra gamla sätt ägnade jag mer tid åt att svara på mejl om hur systemet inte fungerade, än på att skapa en fantastisk upplevelse för våra simmare.

Som tur var hittade vi RaceID i mitten av den här säsongen och bestämde oss för att byta trots att vi hade börjat vår registrering med ett annat system. Vi ångrar alla att vi inte tog detta beslut tidigare! 

Hur har RaceID hjälpt dig i ditt dagliga arbete med loppet? 

Det gjorde vårt arbete mycket lättare. Tidigare hade vi olika system för registrering, betalning och tidtagning och hade för mycket jobb och strul med excellistor och import/export mellan systemen. 

När vi fick tillgång till RaceID Admin och App kunde vi bara slå på anmälan och sedan följa registreringen och se simmarna i startlistan automatiskt och sedan ha dem redo i Appen på tävlingsdagen. Det tog bort mycket huvudvärk och förberedelsearbete ifrån oss. 

Hur var din upplevelse av att använda RaceID Timing App för första gången? 

Ja, vi var lite tveksamma först. I början använde vi stoppur och manuell tidtagning, och de senaste fyra åren har vi använt chitidtagning. I år bestämde vi oss för att testa RaceID Timing App, och vi är mycket nöjda med den. Med alla handledningar och material som gavs till oss var det lätt att lära sig och träna teamet och funktionärerna hur man använder den. 

Vi använde en mobil/iPad per klass, och det gick väldigt bra. Visst kan det vara en liten skillnad i sluttiden med den manuella aspekten av att trycka på knappen för deltagaren, men speciellt i öppet vatten är det inte den exakta tiden med tiondels sekunder som spelar roll, det är mer platsen. Vi hade inga klagomål eller problem gällande appsystemet och resultaten, alla var nöjda. 

Vilka skillnader eller förbättringar har du sett när du använder RaceID Timing, jämfört med din tidigare metod?

Med appen behövde vi inte förbereda chips och startkit för deltagare etc. Om någon ville anmäla sig kunde de göra det på tävlingsdagen om de ville. Appen var så enkel att använda att vi kunde ha registreringen öppen fram till 15 minuter innan start. Om någon ville anmäla sig lade vi till dem manuellt direkt i appen, tilldelade dem ett startnummer och skrev det bara på badmössan, så kunde de delta. Detta var en klar förbättring för oss eftersom vi var tvungna att stänga en timme innan start, med vårt tidigare chiptidtagninssystem. 

Vi såg också ungefär 60-70% besparingar på kostnaden för tidtagningen. Innan hade vi både kostnader för registrering och tidtagning separat. Nu med allt i samma system med RaceID har vi kunnat spara mycket pengar, så vi har inte för avsikt att lämna RaceID under de kommande åren! 

Skulle du rekommendera RaceID till en annan arrangör? Varför?

Ja det skulle jag, och det har jag faktiskt redan gjort. Som jag sa – all energi vi har i organisationen vill vi lägga på en bra tävlingsdag. Vi vill att folk ska dyka upp vid sjön och inse att det här är en fullskalig tävling och få en fantastisk upplevelse runt det hela. 

Vi behövde inte svara på en enda fråga om anmälningsprocessen – allt fanns tillgängligt på hemsidan. Alla kunde antingen använda ett befintligt RaceID-konto eller skapa ett nytt när de registrerade sig. 

Sammantaget handlade det om en 80-90% besparing i administrationsarbetet. Bara det räcker för att vi inte ska tänka på något annat! Det var lätt att använda för alla och bra att vi kunde använda appen på våra telefoner vid sjön och inte behövde ta med en bärbar dator. 

Dessutom, när simmarna kom in, fick vi resultaten online direkt. Så för de som inte var i Växjö och tittade, vänner och släktingar, kunde följa loppet live på distans. När vi hade andra system var det alltid problem och alla väntade alltid på att vi skulle lägga upp resultaten flera timmar efteråt. 

Har du några förslag på förbättringar av RaceID-systemet?

Nej, inte riktigt, vi lärde oss genom att försöka. I början hade vi lite problem med att markera en simmare i starten och komma på hur vi skulle få det rätt, men genom att följa guiderna och testa ett par gånger, fick vi allt rätt inför tävlingsdagen. 

Vi tackar Ryan för intervjun och önskar dem lycka till nästa år! 

Vill du prova RaceID Race Management & Timing för ditt lopp? Läs mer här eller skapa ett konto för att testa.