Ο Ryan Provencher είναι λάτρης της κολύμβησης ανοιχτής θάλασσας και διευθυντής του διοργάνωση The Karl-Oskar Swim στο Växjö της Σουηδίας. Χρησιμοποίησε το RaceID διοργάνωση Management Solution και το RaceID Timekeeping App για πρώτη φορά φέτος και μοιράζεται μαζί μας τα αποτελέσματα και τις σκέψεις του σε αυτή τη συνέντευξη. 

Βασικά συμπεράσματα: 

• Ο Ryan μπόρεσε να μειώσει κατά 80% το χρόνο που αφιέρωσε στις διοικητικές εργασίες του γύρω από το διοργάνωση, σε σύγκριση με το προηγούμενο σύστημά του, μετά τη μετάβαση στο RaceID.
• Κατάφεραν επίσης να μειώσουν περίπου το 60-70% του κόστους, όταν μεταπήδησαν στην εφαρμογή χρονομέτρησης RaceID αντί της χρήσης χρονομέτρησης με τσιπ. 
• Θεωρούσαν ότι ήταν εύκολο να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν την εφαρμογή χρονομέτρησης και με τη βοήθεια των βιντεοσκοπήσεων και των οδηγών ο Ράιαν μπορούσε να εκπαιδεύσει εύκολα τους εθελοντές και το προσωπικό του.

Δείτε τη συνέντευξη σε μορφή βίντεο:

Σχετικά με την Κολύμβηση Karl-Oskar 

Το Karl Oskar Swim είναι ένα φημισμένο Open Water διοργάνωση στη Σουηδία και ξεκίνησε πριν από περίπου 8 χρόνια. Όπως φανερώνει και το όνομά του, είναι ένας φόρος τιμής στον Karl-Oskar και την Kristina, οι οποίοι είναι χαρακτήρες από ένα διάσημο σουηδικό μυθιστόρημα "Οι μετανάστες", το οποίο είναι μια ιστορία για την πρώτη ομάδα μεταναστών από τη Σουηδία στις Ηνωμένες Πολιτείες το 1850. 

Το διοργάνωση ξεκίνησε με την απόσταση που εμπνεύστηκε από τη χρονιά που ο Karl-Oskar και η Kristina ξεκίνησαν το ταξίδι τους, 1850 μέτρα, αλλά ο Ryan γρήγορα συνειδητοποίησε ότι αυτή η απόσταση δεν ήταν αρκετή πρόκληση για τους κολυμβητές που ταξίδευαν από όλη τη Σουηδία στη μικρή πόλη Växjö. Ως εκ τούτου, πρόσθεσε μια κολύμβηση 5000μ. στη σειρά, και τώρα έχουν τρεις αποστάσεις: 5000μ, 1850μ και 925μ για αρχάριους. Έχουν δύο κατηγορίες σε κάθε απόσταση: κολυμβητές αναψυχής και μια κατηγορία ελίτ για άνδρες και γυναίκες. 

Συνέντευξη με τον διευθυντή του διοργάνωση Ryan Provencher

Ποιο σύστημα διαχείρισης διοργάνωση χρησιμοποιούσατε πριν και πώς αποφασίσατε να μεταβείτε στο RaceID; 

Είχαμε μια μακρά ιστορία αλλαγής συστημάτων, προσπαθώντας να κάνουμε τα πάντα να λειτουργήσουν. Δυστυχώς, όλα τα συστήματα που δοκιμάσαμε, μας δημιούργησαν πολλή επιπλέον δουλειά. Δοκιμάσαμε τα πάντα, από το σύστημα κρατήσεων της σχολής κολύμβησης μέχρι τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις πληρωμές χώρια. Οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται σε εθελοντική βάση στον οργανισμό μας και χρειαζόμασταν μια λύση που θα μας επέτρεπε να επικεντρώσουμε τον χρόνο μας στα σωστά πράγματα: το πραγματικό διοργάνωση και τους συμμετέχοντες. Με τους παλιούς μας τρόπους, περνούσα περισσότερο χρόνο απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με το πώς το σύστημα δεν λειτουργούσε, παρά για να δημιουργήσω μια εξαιρετική εμπειρία για τους κολυμβητές μας.

Ευτυχώς, βρήκαμε το RaceID στη μέση της φετινής σεζόν και αποφασίσαμε να το αλλάξουμε, παρόλο που είχαμε ξεκινήσει τις εγγραφές μας με άλλο σύστημα. Όλοι μας μετανιώνουμε που δεν πήραμε αυτή την απόφαση νωρίτερα! 

Πώς σας βοήθησε η χρήση του συστήματος διαχείρισης εκδηλώσεων και εγγραφών RaceID στην καθημερινή σας εργασία με το διοργάνωση; 

Έκανε τη δουλειά μας πολύ πιο εύκολη. Πριν είχαμε διαφορετικά συστήματα για την εγγραφή, την πληρωμή και το χρονοδιάγραμμα και είχαμε πολύ δουλειά και προβλήματα με λίστες excel και εισαγωγές/εξαγωγές μεταξύ των συστημάτων. 

Όταν αποκτήσαμε πρόσβαση στο RaceID Admin και την εφαρμογή, μπορούσαμε απλά να το ενεργοποιήσουμε και στη συνέχεια να παρακολουθούμε την εγγραφή και να τους βλέπουμε αυτόματα στη λίστα εκκίνησης και στη συνέχεια να τους έχουμε έτοιμους στην εφαρμογή την ημέρα διοργάνωση . Μας πήρε πολύ πονοκέφαλο και δουλειά προετοιμασίας. 

Πώς ήταν η εμπειρία σας από την πρώτη χρήση της εφαρμογής χρονομέτρησης RaceID; 

Ναι, ήμασταν λίγο διστακτικοί στην αρχή. Στο παρελθόν χρησιμοποιούσαμε χρονόμετρα και χειροκίνητη χρονομέτρηση και τα τελευταία τέσσερα χρόνια χρησιμοποιούμε χρονομέτρηση με τσιπ. Φέτος, αποφασίσαμε να δοκιμάσουμε την εφαρμογή χρονομέτρησης RaceID και είμαστε πολύ ευχαριστημένοι με αυτήν. Με όλα τα σεμινάρια και το υλικό που μας δόθηκε, ήταν εύκολο να μάθουμε και να εκπαιδεύσουμε την ομάδα και τους εθελοντές πώς να το χρησιμοποιούν. 

Χρησιμοποιήσαμε μία συσκευή ανά τάξη και πήγε πολύ καλά. Φυσικά, θα μπορούσε να υπάρξει μια μικρή διαφορά στον χρόνο τερματισμού με τη χειροκίνητη πτυχή του πατήματος του κουμπιού για τον αγωνιζόμενο, αλλά ειδικά στην κολύμβηση ανοιχτής θάλασσας δεν είναι ο ακριβής χρόνος με τα δέκατα του δευτερολέπτου που έχει σημασία, αλλά περισσότερο ο τόπος. Δεν είχαμε παράπονα ή αναποδιές με τη μετάβαση στην εφαρμογή, όλοι ήταν ευχαριστημένοι. 

Ποιες διαφορές ή βελτιώσεις παρατηρήσατε κατά τη χρήση του RaceID Timing σε σύγκριση με την προηγούμενη μέθοδο χρονομέτρησης;

Με την εφαρμογή, δεν χρειαζόταν να ετοιμάσουμε πατατάκια και σακούλες κ.λπ. Αν κάποιος ήθελε να εγγραφεί, μπορούσε να το κάνει την ημέρα διοργάνωση αν ήθελε. Η εφαρμογή ήταν τόσο εύκολη στη χρήση που μπορούσαμε να έχουμε την εγγραφή ανοιχτή μέχρι και 15 λεπτά πριν από την έναρξη. Αν κάποιος ήθελε να εγγραφεί, τον προσθέταμε χειροκίνητα κατευθείαν στην εφαρμογή, του δίναμε έναν αριθμό εκκίνησης και απλά τον γράφαμε στο καπάκι και μπορούσε να συμμετάσχει. Αυτό ήταν μια σαφής βελτίωση για εμάς, καθώς έπρεπε να κλείσουμε μια ώρα πριν από την έναρξη, με το προηγούμενο σύστημα χρονομέτρησης με τσιπ. 

Είδαμε επίσης σχεδόν 60-70% εξοικονόμηση στο κόστος της λύσης χρονισμού. Προηγουμένως είχαμε και τα δύο έξοδα για την εγγραφή και στη συνέχεια το χρονοδιάγραμμα χωριστά. Τώρα με τα πάντα στο ίδιο σύστημα με το RaceID, μπορέσαμε να εξοικονομήσουμε πολλά χρήματα, οπότε δεν έχουμε καμία πρόθεση να εγκαταλείψουμε το RaceID τα επόμενα χρόνια! 

Θα συνιστούσατε το RaceID σε άλλον διοργανωτή; Γιατί;

Ναι, θα το έκανα, και μάλιστα το έχω ήδη κάνει. Όπως είπα - όλη την ενέργεια που έχουμε στον οργανισμό θέλουμε να τη βάλουμε σε μια καλή ημέρα διοργάνωση . Θέλουμε οι άνθρωποι να εμφανιστούν στη λίμνη και να συνειδητοποιήσουν ότι πρόκειται για έναν διαγωνισμό πλήρους κλίμακας και να βιώσουν μια σπουδαία εμπειρία γύρω από το όλο θέμα. 

Δεν χρειάστηκε να απαντήσουμε σε καμία ερώτηση σχετικά με τη διαδικασία εγγραφής στο διοργάνωση - όλα ήταν διαθέσιμα στον ιστότοπο. Όλοι μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν έναν υπάρχοντα λογαριασμό RaceID ή να δημιουργήσουν έναν νέο κατά την εγγραφή τους. 

Συνολικά, η εξοικονόμηση διοικητικής εργασίας ήταν περίπου 80-90%. Και μόνο αυτό είναι αρκετό για να μην σκεφτόμαστε τίποτα άλλο! Ήταν εύκολο στη χρήση για όλους, και ήταν υπέροχο που μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε την εφαρμογή στα τηλέφωνά μας στη λίμνη και δεν χρειαζόταν να φέρουμε φορητό υπολογιστή. 

Επίσης, καθώς έρχονταν οι κολυμβητές, πήραμε τα αποτελέσματα στο διαδίκτυο αμέσως. Έτσι, οι φίλοι και οι συγγενείς που δεν βρίσκονταν στο Växjö, μπορούσαν να παρακολουθήσουν το διοργάνωση ζωντανά από απόσταση. Όταν είχαμε άλλα συστήματα, υπήρχαν πάντα προβλήματα και όλοι περίμεναν να δημοσιεύσουμε τα αποτελέσματα αρκετές ώρες μετά. 

Έχετε προτάσεις για τη βελτίωση του συστήματος RaceID;

Όχι, όχι πραγματικά, μάθαμε κάνοντας. Στην αρχή, είχαμε λίγο πρόβλημα να μαρκάρουμε έναν κολυμβητή στην εκκίνηση και να καταλάβουμε πώς να το κάνουμε σωστά, αλλά ακολουθώντας τα σεμινάρια τα καταφέραμε όλα σωστά για την ημέρα διοργάνωση με λίγη εξάσκηση. 

Ευχαριστούμε τον Ryan για τη συνέντευξη και τους ευχόμαστε καλή τύχη για την επόμενη χρονιά! 

Θέλετε να δοκιμάσετε το RaceID διοργάνωση Management & Timing για το διοργάνωση σας; Μάθετε περισσότερα εδώ ή δημιουργήστε ένα λογαριασμό για να το δοκιμάσετε.