Martin Holmstrand - Nyhetsbrev og push-varsler

Martin Holmstand er en tidligere eliteløper på ski som begynte å arrangere renn for ca. 10 år siden. Det hele startet med at Martin grunnla Axa Ski Marathon mens han fortsatt var aktiv langrennsløper, og akkurat nå er hovedfokuset hans å være løpsleder for den nye svenske skiserien 157XCC Originals. Martin har også vært med på å grunnlegge langdistansecupen i Sverige og startet en rekke vellykkede renn i løpet av sin tid som rennarrangør. Hans spesialitet er langrenn, men om sommeren kan du også delta i rulleski- og løpsløp som Martin arrangerer.

Vi fikk en prat med Martin om løpene hans, hvordan han håndterte pandemien og effektene av den, som blant annet har resultert i ekstraordinært sene påmeldinger (75 per dag en uke tidligere på noen av Martins løp!) og hvordan han bruker RaceIDs kommunikasjonsverktøy for å holde deltakerne oppdaterte og fornøyde.

Les videre og få verdifulle tips om hvordan du kan effektivisere og forbedre kommunikasjonen med deltakerne og logistikken rundt løpene dine.

Se intervjuet i videoformat på svensk:

- Med suksessen til The Originals ser det ut til at du har klart å komme tilbake for fullt etter pandemien. Hva har vært mest utfordrende under og etter pandemien som løpsarrangør?

Jeg synes ikke det har vært så vanskelig å få deltakerne tilbake, heldigvis har vi hatt omtrent like mange som før pandemien og til og med noen flere på et par løp. Det har vært veldig positivt, spesielt sammenlignet med mange andre løp som har hatt det vanskelig. I vårt tilfelle har heller ikke kostnadene ved å arrangere løpene gått dramatisk opp.

Det store problemet er det svenske foreningssystemet. Det er nå enda vanskeligere å samle funksjonærer - det har virkelig gått ned etter pandemien. Spesielt nå som vi arrangerer mange nye løp der vi må starte fra bunnen av og finne nye folk som kan hjelpe til.

Snøtilgangen er selvfølgelig også en utfordring, slik det er for alle skirenn, men hvis man ser bort fra det, er det å skille seg ut fra mengden også det som er vanskelig - det som gjør rennene våre unike og holder på deltakernes interesse. Det er ganske stor konkurranse blant skirennene i Sverige - mange renn på kort tid. Det gjelder å bli sett og hørt.

Jeg har god greie på markedsføring, men det er viktig at deltakerne føler at de får valuta for pengene og at det er verdt å komme på arrangementet, at de virkelig får en god opplevelse.

- Dere har nå samarbeidet med RaceID i et par år, hvordan synes du RaceID har hjulpet løpene deres fremover? Hva er den største forskjellen sammenlignet med tidligere event management-systemer dere har brukt?

RaceIDs system er grafisk penere, noe jeg tror deltakerne setter pris på. I tillegg er det selve systemet man jobber i (nå er jeg selvlært i mange systemer, men jeg tror at hvis jeg skulle dykke rett inn i det, er det et mye enklere brukergrensesnitt enn mange andre). Så er det en stor oppside med både mersalget som er mulig i registreringen og pakkingen av hele registreringen for deltakerne er overlegen.

- Du er en hyppig bruker av RaceID-appen og kommuniserer med deltakerne ved hjelp av e-post og push-varsler - kan du beskrive hvordan du bruker RaceIDs kommunikasjonsverktøy for å formidle informasjon om løpene til deltakerne?

Appen (kommunikasjonsdelen) har vært svært nyttig. Spesielt når vi snakker om skikjøring, der værforholdene kan endre seg veldig raskt. Tidligere har det vært veldig vanskelig å kommunisere raske endringer i visse situasjoner - da måtte jeg endre noe i en PM og nådde kanskje ikke engang deltakerne før de var på plass like før rennet. Nå som jeg kan bruke kommunikasjonsappen og push-varslinger, er det veldig enkelt å oppdatere deltakerne med for eksempel løypeoppdateringer eller endrede værforhold. Informasjon som må sendes ut på kort varsel, kan sendes ut raskt og når også ut til deltakerne på en mer effektiv måte fordi du for eksempel kan sende både e-post og push-varsler samtidig.

- Hvordan kan jeg som deltaker forvente at kommunikasjonen flyter fra det øyeblikket jeg melder meg på?

Til mine egne løp sender jeg ut nyhetsbrev ofte. La oss si at du meldte deg på ca. 6 måneder før løpet - da får du et nyhetsbrev ca. hver tredje eller annenhver uke til å begynne med. Når det er 2 måneder igjen, vil du motta en ukentlig kommunikasjon. Den siste uken pleier jeg å sende rundt 3 oppdateringer på e-post. Så jeg pleier å være hyppig med nyhetsbrevene. Jeg sørger også for at den samme informasjonen er tilgjengelig på sosiale medier og på nettstedet. Du vet, hvis du har 500 eller 1000 deltakere, har du alltid en viss prosentandel som går glipp av alt ... men hvis du kan være med i alle forumene, kan du i det minste referere til informasjonen som kommer ut!

Senest 24 timer etter løpene (vanligvis allerede etter 12 timer) sender jeg ut en løpsrapport og en evaluering. og en evaluering. Evalueringen er standardisert for alle løp, slik at de kan sammenlignes. Etter sesongen sitter vi sammen i konkurransegrupper og sammenligner evalueringene, og ser hva vi kan gjøre bedre til neste sesong. Vi bruker også mye av statistikken i påmeldingsdataene på RaceID, for eksempel for å se demografien og kjønnsfordelingen.

- Har du noen tips til andre arrangører om effektiv kommunikasjon med deltakerne?

Først vil jeg selvfølgelig anbefale RaceID-appen (for å kunne sende ut push-varsler og meldinger direkte til deltakerne).

Så vil jeg si at man skal bruke alle de fora som finnes for å kommunisere - spesielt nyhetsbrev. Det er vanskelig for deltakerne å gå glipp av det. Hvis informasjonen for eksempel bare kommer ut på sosiale medier, er det lett at den forsvinner i strømmen. 

Nøkkelen er å gjenta informasjonen, mer enn du tror. Jeg ser tross alt noen løp som er dårlige på dette, og da kommer det sannsynligvis bare en PM i beste fall en uke før løpet. Det er alt. Du må virkelig være mer proaktiv og sende ut informasjon i god tid, og flere ganger.

Sist vinter ble mange konkurranser avlyst fordi de ikke fikk nok deltakere når det var to uker igjen. Men... de fleste melder seg på når det er en uke igjen! Et tips er å være forberedt på at påmeldingene kommer inn sent. Sørg for å forenkle påmeldingen slik at det er mulig å melde seg på i nærheten av løpet.

I år har søknadene faktisk kommet inn senere enn vanlig. Dels vil deltakerne se hvordan formen er, og dels har det sammenheng med lavkonjunkturen - skal de bruke 70-80 EUR på en påmeldingsavgift, vil de være garantert å få opplevelsen. Generelt tror jeg ikke de er så opptatt av prisstiger før løpet, det har i hvert fall ikke gjort noen stor forskjell for oss. Det er mer om du klarer å fylle opp et løp tidlig - for eksempel blir Craft Ski Marathon vanligvis raskt fylt opp fordi folk vet at det er et begrenset antall plasser. Folk kommer sent, og det må man være forberedt på. Vi hadde et ekstremt tilfelle i år, Moraloppet. Da det var en uke igjen, hadde vi 250-300 deltakere. Så kom det 75 påmeldinger hver dag uken før løpet, så det var 900 til slutt, på fredag kveld!

Det var ekstremt. Men hvis du ikke er forberedt på det, er det lett å gå glipp av halve inntekten! Tenk på å gjøre det enklere med etterregistreringer og finn universelle løsninger slik at du ikke ender opp med nummerlapper eller medaljer med et bestemt årstall på... vær fleksibel og smart med materialet du bestiller.

 

Vi takker Martin for hans verdifulle tips og håper at du fikk inspirasjon fra intervjuet. Hvis du ønsker mer hjelp med kommunikasjon med deltakernekan du finne mange flere tips i læringssenter for arrangører.

Hvis du vil vite mer om Martin og informasjon om løpene han arrangerer, kan du besøke nettstedet 157XCC Originals-nettstedet.