Nicholas Roman & RaceID - Spar tid med automatisering

I dette intervjuet med Nicholas Roman får du vite hvordan han bruker automatisering ved å koble sammen RaceID-registreringsdata med leverandøren av e-postmarkedsføring for å spare masse tid og samtidig sørge for at deltakerne får riktig informasjon til riktig tid. 

Nicholas Roman er RaceIDs aller første kunde. Han er en aktiv løpsarrangør og helseentreprenør i Sverige med en rekke prosjekter, blant annet selskapet hans Challengize der han hjelper bedrifter med å utvikle seg gjennom morsomme utendørsarrangementer og aktiviteter. Nicholas' kommende løp er EX Swimrun Weekend som omfatter to løp: ARK Supersprint og EX22 Spring Edition 23 km. ARK Supersprint er det første i sitt slag, og her kjemper Swimrun-eliten om tittelen Supersprint-mester i knallharde elimineringskonkurranser i en ekstremt kort løype. Dagen etter arrangeres det 23 km lange løpet som er åpent for alle, og som går i og rundt Edsviken utenfor Stockholm. Han arrangerer også ultraløpet SMIR (Stockholm Multi-Island Run) der man løper to og to gjennom hele Stockholms skjærgård med hurtigbåter mellom øyene, samt Sollentuna Summer & Winter Marathon. Sollentuna sommer- og vintermaraton. I dette løpet løper du en halvmaraton om vinteren og en annen på vakre stier om sommeren, og legger sammen tidene til et sluttresultat.

La oss se hva Nicholas har å si! Du kan også se hele intervjuet, med ekstramateriale, i videoformat her: 

Kan du fortelle litt om deg selv og hvordan du begynte å arrangere løp? 

Jeg er e-helsegründer, og jeg begynte å arrangere løp for seks-sju år siden, som en måte å markedsføre produktet og selskapet Challengize på. Jeg arrangerer for det meste løp, og alltid løp med en vri eller en slags "wow-faktor" der opplevelsen står i sentrum.  

Nicholas, du er faktisk vår aller første kunde som RaceID. Kan du fortelle litt om hvorfor du valgte RaceID i sin tid, og hvordan plattformen har endret seg gjennom årene?

På den tiden var jeg i ferd med å arrangere mitt aller første løp. Jeg arvet et løp på øya Runmarö der jeg har et sommerhus, og vi kalte løpet RUNmaröloppen (loppen betyr løp på svensk). Det var et veldig enkelt opplegg med stoppeklokke og blyant for å registrere tidene.

Jeg begynte å bli stresset over situasjonen og visste ikke hvor jeg skulle begynne, siden målet mitt var å få løpet til å vokse. Heldigvis møtte jeg Erik og Johan (medgrunnleggerne av RaceID) på en fest og fortalte dem om det kommende løpet mitt. Da sa Erik over en øl: "Kult, vi har et nytt produkt {RaceID Registration and Timing App} som vi nettopp har lansert, og du kan bruke det hvis du vil. Vi kommer ut og tester den på løpet deres! Siden den dagen (til tross for noen problemer, morsomme historier og utfordringer underveis) har jeg vært kunde hos RaceID, og det har fungert perfekt for meg. 

Plattformen har bare blitt bedre og bedre opp gjennom årene. Nå har den mange av de funksjonene som manglet i begynnelsen, og også en rekke nye funksjoner jeg aldri hadde forestilt meg at jeg trengte, men som jeg nå ikke kan leve uten! Jeg er veldig fornøyd med oppsettet mitt nå, for alle løpene mine. 

Det er godt å høre. Og jeg tror vi har fått verdifulle tilbakemeldinger fra dere gjennom årene som har hjulpet oss med å forbedre plattformen! Så takk for det. Jeg vet også at du er en superbruker av plattformen, spesielt når det gjelder Zapier-tilkoblingen. Kan du fortelle oss litt om hvordan du bruker det verktøyet?

NR: Zapier er en tredjepartsplattform eller app som kobler sammen ulike apper og systemer automatisk gjennom det de kaller "Zaps". Siden RaceID har integrert plattformen sin i Zapier-systemet, gjør denne funksjonen det mulig for meg å koble RaceID Organizer-kontoen min til e-postmarkedsføringsverktøyet MailChimp. Du kan sikkert koble den til mange ting, men jeg kobler den til MailChimp fordi jeg har en MailChimp-konto der jeg sender nyhetsbrev, Race PMs, informasjon om løp og mye annet til alle løpene mine. 

Så det jeg gjør, er å koble til hvert løp under Integrations i RaceID Admin via en av disse Webhooks (se denne veiledningen). Så når du melder deg på et av løpene mine, mottar du etter ett minutt en bekreftelse og kvittering fra RaceID. Og takket være Zapier-tilkoblingen får du også en personlig løps-PM fra meg som ønsker deg velkommen.

I e-posten min står det noe sånt som "Du skal delta i dette løpet på denne datoen sammen med denne personen. To uker før løpet får du en løps-PM i innboksen din. Det er mye informasjon på løpsnettstedet, og her er lenken til Facebook-gruppen." Jeg synes det er smart å inkludere lenker til sosiale medier osv., slik at du kan engasjere folk før løpet. 

Systemet plukker opp alle dataene som deltakeren har fylt ut på RaceID, Zapier plukker dem opp og sender dem til MailChimp-kontoen min. Med disse dataene og funksjonaliteten i Mailchimp kan du virkelig tilpasse e-postene. Du vet, løpet, distansen, tiden, partneren hvis det er et lagløp, startnummeret og, ja, alt. Jeg bruker også denne informasjonen til automatisk å tilpasse informasjonen i e-postene når jeg sender ut løps-PM to uker før løpet, og egentlig i all annen kommunikasjon! 

Jeg sender for eksempel ut en (automatisk) e-post noen dager før løpet, der jeg skriver noe sånt som "Hei Fanny, startnummeret ditt denne helgen er nummer 47, og her er løps-PM og hvor du må være til hvilken tid". Da slipper jeg å skrive over 20 svar på spørsmål som ellers helt sikkert ville ha havnet i innboksen min. Det sparer meg også for kø ved registreringen, siden alle enkelt kan få tilgang til eller allerede vet startnummeret sitt som de må oppgi for å få startpakken sin! 

Så takket være informasjonsforberedelsene mine vet du hvor du skal gå når du kommer til arenaen min, du har startnummeret ditt i telefonen din, i løps-PM-en du nettopp har mottatt, og alt er klart for deg. Ingen bekymringer! 

Det betyr også at jeg ikke trenger å gjøre noe som helst med denne delen før to uker før løpet, ettersom systemet settes opp én gang, og deretter bare fungerer av seg selv, noe som er veldig, veldig fint for meg fordi det sparer meg for masse tid.

Det høres ut som om du har et godt system, Nicholas. Har du noen andre tips til arrangører som vil jobbe med automatisering og spare tid? 

NR: Du bør absolutt se på hvilke automatiseringer du kan implementere. Det tar litt tid å sette det opp, og det tar tid å lære det, men når du først har gjort det, er det der for alltid og sparer deg for mye tid i det lange løp. 

Det sparer definitivt også deltakeren for mye bry og bekymring siden de får all informasjon. Å lete etter informasjon kan være stressende for en deltaker, og det er ikke noe man ønsker å bekymre seg for når man skal løpe. Det er derfor jeg sørger for at de har alt med en gang de registrerer seg. Så det er verdt å investere litt tid i å få disse forbindelsene til å fungere og finne ut av alt.

Da er mitt viktigste tips: Sørg for at informasjonen gir mening ved å la noen som ikke er løpsarrangør, se gjennom påmeldingsprosessen fra deres ståsted. På den måten går du ikke glipp av ting som kan virke innlysende for deg, men som må kommuniseres. For eksempel hvilken dato løpet er, eller når det starter. Det er lettere enn du tror å gå glipp av viktige ting. Man blir ofte blind for det man selv er ekspert på, og da er det veldig godt å få innspill fra noen andre. 

Takk for tiden og tipsene dine, Nicholas, og lykke til med sesongen! 

 

Ta kontakt for å sette opp ditt eget automatiserte løp med RaceID, eller hvis du allerede er RaceID-kunde, kan du lese mer om hvordan du setter opp en Zapier-tilkobling i denne veiledningen.