Lopparrangörens 5 största kommunikationsmissar
Kommunikation är nyckeln till att organisera ett lyckat lopp. Oavsett om det handlar om en lokal välgörenhet, en tävling på 5 km eller ett storskaligt maratonlopp så kan effektiv kommunikation vara avgörande för ett lyckat evenemang. Tyvärr är det många tävlingsarrangörer som missar detta och kommunicerar på ett sätt som leder till förvirring, frustration och till och med utgör säkerhetsrisker för deltagare. I den här artikeln undersöker vi några av de största kommunikationsmissarna som lopparrangörer gör och delar med oss av användbara tips om hur man undviker dem.
1. Brist på tydlighet
Ett av de största kommunikationsmissarna som lopparrangörer gör är att inte vara tillräckligt tydliga. De har otydliga instruktioner, förvirrande kartor över loppet och vag information om loppet. Om deltagarna inte vet vart de ska gå eller vad de ska göra kan det i värsta fall leda till kaos och i bästa fall frustration. För att undvika detta bör man som lopparrangör vara tydlig och koncis i sin kommunikation, använda sig av ett enkelt språk och ge detaljerade instruktioner. Kartor och andra visuella hjälpmedel kan också vara till stor hjälp för att se till att deltagarna förstår banan och vart de ska gå.
2. Inkonsekvent kommunikation
En annat vanligt kommunikationsmiss är att vara inkonsekvent i sina meddelanden. Deltagarna måste få konsekvent och pålitlig information om loppet som inkluderar starttider, detaljer om banan och säkerhetsinstruktioner. Om informationen inte är konsekvent i alla kanaler, t.ex. sociala medier, e-post och skyltar så kan deltagarna bli förvirrade eller missa viktiga uppdateringar. För att undvika detta bör man som arrangör utarbeta en kommunikationsplan och se till att all information är konsekvent i alla kanaler. Om du behöver hjälp med det så har vi en fantastisk nedladdningsbar kommunikationsplan.
3. Dålig timing
Timing är a och o när det gäller lopp-kommunikation. Om arrangörer väntar för länge med att kommunicera viktiga detaljer har deltagarna kanske inte tillräckligt med tid att förbereda sig eller vidta nödvändiga åtgärder. Om arrangörer å andra sidan kommunicerar för tidigt kan deltagarna glömma eller bli ointresserade. Det är viktigt för en lopparrangör att hitta rätt balans. Detta innebär att man måste kommunicera vid lämpliga tidpunkter under hela planeringsprocessen.
4. Försumma sociala medier
Sociala medier är ett mäktigt kommunikationsverktyg för lopparrangörer. Sociala medier kan användas för att skapa spänning inför evenemanget. Vissa (många) arrangörer försummar dock sociala medier eller använder dem inte på ett effektivt sätt vilket kan leda till missade möjligheter att engagera sig med potentiella deltagare och att bygga en stark gemenskap. Arrangörer bör ha en strategi för sociala medier och regelbundet lägga ut uppdateringar, foton och annat innehåll för att hålla deltagarna engagerade och entusiastiska inför loppet.
5. Brist på tillgänglighet
Sist men inte minst så är en brist på tillgänglighet en stor kommunikationsmiss. Deltagare med funktionshinder eller som exempelvis talar andra språk än engelska kan behöva ytterligare information eller anpassningar för att kunna delta i loppet. Om denna information inte ges eller är otillgänglig kan det utesluta vissa deltagare och leda till en negativ upplevelse. Lopparrangörer bör därför se till att det finns kommunikation tillgänglig för alla deltagare och bör också tillhandahålla ytterligare information eller anpassningar vid behov.
Sammanfattningsvis är effektiv kommunikation viktigt för tävlingsarrangörer för att säkerställa ett framgångsrikt och säkert evenemang. Genom att undvika dessa fem väldigt vanliga kommunikationsmissar kan arrangörerna skapa en smidig och positiv upplevelse för alla sina deltagare. Se till att din kommunikation är tydlig och konsekvent, var uppmärksam när du delar information, använd sociala medier och dela ytterligare information till deltagare som behöver det.
