Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) έχει τεθεί σε ισχύ από τον Μάιο του 2018 και είχε σημαντικό αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί χειρίζονται τα προσωπικά δεδομένα. Προφανώς, αυτό περιλαμβάνει τους διοργανωτές διοργάνωση και όλους τους άλλους τύπους οργανισμών εκδηλώσεων όπου οι συμμετέχοντες παρέχουν προσωπικές πληροφορίες κατά τη διαδικασία εγγραφής. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε πώς ο ΓΚΠΔ σας επηρεάζει ως διοργανωτή του διοργάνωση και τι πρέπει να κάνετε για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση.

Τι είναι ο ΓΚΠΔ;

Πρώτον, ας ξεκινήσουμε με τα βασικά. Ο ΓΚΠΔ είναι ένας κανονισμός που εφαρμόζεται από την Ευρωπαϊκή Ένωση και ορίζει κανόνες για τη συλλογή, την επεξεργασία και την αποθήκευση προσωπικών δεδομένων. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περιλαμβάνουν κάθε πληροφορία που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ταυτοποίηση ενός ατόμου, όπως το όνομα, η διεύθυνση, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός τηλεφώνου του.

Ο ΓΚΠΔ εφαρμόζεται σε κάθε οργανισμό που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πολιτών της ΕΕ, ανεξάρτητα από τον τόπο εγκατάστασής του. Σημείωση: αυτό σημαίνει ότι οι διοργανωτές διοργάνωση που εδρεύουν εκτός της ΕΕ και συλλέγουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από πολίτες της ΕΕ υπόκεινται επίσης στον ΓΚΠΔ.

Πώς επηρεάζει ο GDPR τους διοργανωτές διοργάνωση ;

διοργάνωση Οι διοργανωτές συλλέγουν σημαντικό αριθμό προσωπικών δεδομένων από τους συμμετέχοντες, όπως ονόματα, διευθύνσεις, ημερομηνίες γέννησης και στοιχεία επικοινωνίας. Ο ΓΚΠΔ απαιτεί από τους διοργανωτές του διοργάνωση να λαμβάνουν ρητή συγκατάθεση από τους συμμετέχοντες για τη συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι οι διοργανωτές του διοργάνωση πρέπει να ενημερώνουν τους συμμετέχοντες σχετικά με τον σκοπό της συλλογής των δεδομένων τους, τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν και ποιος θα έχει πρόσβαση σε αυτά.

διοργάνωση Οι διοργανωτές πρέπει επίσης να διασφαλίζουν ότι τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται ασφαλή και ότι έχουν πρόσβαση σε αυτά μόνο όσοι τα χρειάζονται. Πρέπει να διαθέτουν κατάλληλα μέτρα για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, τυχαίας απώλειας ή καταστροφής των προσωπικών δεδομένων. Επιπλέον, πρέπει να ενημερώνουν τους συμμετέχοντες εάν υπάρξει παραβίαση δεδομένων που μπορεί να επηρεάσει τα προσωπικά τους δεδομένα.

Οι συμμετέχοντες έχουν επίσης το δικαίωμα να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα που διατηρούν οι διοργανωτές του διοργάνωση και να ζητήσουν τη διαγραφή ή τη διόρθωσή τους, εάν είναι απαραίτητο. Οι διοργανωτές του διοργάνωση πρέπει να απαντήσουν στα αιτήματα αυτά εντός ενός μηνός.

Τι μέτρα μπορούν να λάβουν οι διοργανωτές διοργάνωση για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τον GDPR;

Για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τον GDPR, οι διοργανωτές του διοργάνωση μπορούν να λάβουν τα ακόλουθα μέτρα:

• Λήψη ρητής συγκατάθεσης: Λήψη ρητής συγκατάθεσης από τους συμμετέχοντες για τη συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω ενός εντύπου συγκατάθεσης ή μιας πολιτικής απορρήτου, την οποία οι συμμετέχοντες πρέπει να αποδεχθούν κατά την εγγραφή τους στο διοργάνωση.
• Διατηρήστε τα προσωπικά δεδομένα ασφαλή: Διασφαλίστε ότι τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται ασφαλή και είναι προσβάσιμα μόνο σε όσους τα χρειάζονται. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση ασφαλών συστημάτων ηλεκτρονικής εγγραφής και κρυπτογράφησης για τα ευαίσθητα δεδομένα.
• Να είστε διαφανείς: Να είστε διαφανείς όσον αφορά τον σκοπό της συλλογής προσωπικών δεδομένων, τον τρόπο χρήσης τους και το ποιος θα έχει πρόσβαση σε αυτά. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω μιας σαφούς και συνοπτικής πολιτικής απορρήτου στην οποία οι συμμετέχοντες έχουν εύκολη πρόσβαση.
• Ανταποκριθείτε στα αιτήματα: Απαντήστε αμέσως στα αιτήματα των συμμετεχόντων για πρόσβαση, διόρθωση ή διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων.
• Τακτική αναθεώρηση των πολιτικών και των διαδικασιών: Να επανεξετάζετε τακτικά τις πολιτικές και τις διαδικασίες για να διασφαλίζετε ότι είναι επικαιροποιημένες και συμμορφώνονται με τις τρέχουσες απαιτήσεις του ΓΚΠΔ.

Ευτυχώς για εσάς, τα περισσότερα από τα παραπάνω σημεία μπορούν να διεκπεραιωθούν αποτελεσματικά και άνετα μέσω του παρόχου σας EMS ή του παρόχου καταχώρισης. Στο RaceID, για παράδειγμα, το σύστημα διαθέτει μια ενσωματωμένη διαδικασία συμμόρφωσης, όπου οι συμμετέχοντες αποδέχονται τους όρους του RaceID (συμπεριλαμβανομένης της πολιτικής δεδομένων GDPR σχετικά με τον τρόπο αποθήκευσης και χρήσης των δεδομένων τους εντός της πλατφόρμας) κατά την εγγραφή και τη δημιουργία λογαριασμού. Όμως, αν αποθηκεύετε τα δεδομένα των συμμετεχόντων κάπου αλλού ή αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που συλλέγετε μέσω του συστήματος για άλλες δραστηριότητες, τότε ίσως χρειαστεί να προσθέσετε τη δική σας πολιτική και να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες γι' αυτήν.

Ομοίως, εάν έχετε δικό σας ιστότοπο, πρέπει να έχετε διαθέσιμη πολιτική δεδομένων και ΓΚΠΔ και να συμμορφώνεστε με όλα τα παραπάνω σημεία για το είδος των δεδομένων που συλλέγετε και τον τρόπο χρήσης τους. Αυτό περιλαμβάνει τα cookies του ιστότοπου (για παράδειγμα, την παρακολούθηση της συμπεριφοράς των χρηστών μέσω της Google ή άλλων διαφημιστικών 3ων μερών) και άλλους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να παρακολουθείτε τους επισκέπτες. 

Τι συμβαίνει στους διοργανωτές διοργάνωση που δεν συμμορφώνονται με τον ΓΚΠΔ;

Είναι αυτονόητο ότι οι διοργανωτές διοργάνωση που δεν συμμορφώνονται με το πλαίσιο του ΓΚΠΔ, ενδέχεται να αντιμετωπίσουν σοβαρές συνέπειες. Ορισμένες από αυτές περιλαμβάνουν:

• Πρόστιμα: Οι οργανισμοί που παραβιάζουν τον ΓΚΠΔ μπορούν να τιμωρηθούν με πρόστιμο έως και 4% των παγκόσμιων ετήσιων εσόδων τους ή 20 εκατομμύρια ευρώ (όποιο από τα δύο είναι μεγαλύτερο). μεγαλύτερο) για τις πιο σοβαρές παραβιάσεις.
• Νομική δράση: Τα άτομα των οποίων τα δεδομένα έχουν υποστεί εσφαλμένη διαχείριση ή παραβίαση μπορούν να μηνύσουν τον οργανισμό που ευθύνεται για την παραβίαση για αποζημίωση.
• Ζημία φήμης: Η αποτυχία προστασίας των προσωπικών δεδομένων μπορεί να βλάψει τη φήμη και την εμπιστοσύνη ενός οργανισμού με τους πελάτες/συμμετέχοντες. Αυτό θα έχει προφανώς μακροπρόθεσμες επιπτώσεις στην επιτυχία του οργανισμού.
• Απώλεια επιχειρήσεων: Οι διοργανωτές διοργάνωση ενδέχεται να χάσουν συμμετέχοντες και επιχειρήσεις εάν δεν συμμορφώνονται με τον ΓΚΠΔ, καθώς οι συμμετέχοντες θα διστάζουν να μοιραστούν τα προσωπικά τους δεδομένα με έναν οργανισμό που δεν λαμβάνει σοβαρά υπόψη την προστασία των δεδομένων.

Συμπέρασμα

Για να ανακεφαλαιώσουμε λοιπόν, ο ΓΚΠΔ είχε σημαντικό αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο επιτρέπεται στους διοργανωτές διοργάνωση να χειρίζονται προσωπικά δεδομένα. Πρέπει να λαμβάνετε τη ρητή συγκατάθεση των συμμετεχόντων, να διατηρείτε τα προσωπικά δεδομένα ασφαλή, να είστε διαφανείς σχετικά με τον σκοπό της συλλογής προσωπικών δεδομένων, να ανταποκρίνεστε στα αιτήματα των συμμετεχόντων και να επανεξετάζετε τακτικά τις πολιτικές και τις διαδικασίες για να διασφαλίζετε τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ. Λαμβάνοντας αυτά τα μέτρα ή διασφαλίζοντας ότι έχετε φροντίσει για αυτά τα μέτρα μέσω του ΣΠΔ ή της πλατφόρμας εγγραφής σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι συμμορφώνεστε με τον ΓΚΠΔ και να προστατεύετε τα προσωπικά δεδομένα των συμμετεχόντων σας.

Να θυμάστε ότι η μη συμμόρφωση με το πλαίσιο του ΓΚΠΔ μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες για τους διοργανωτές της ιστοσελίδας διοργάνωση , όπως πρόστιμα, νομικές ενέργειες, βλάβη της φήμης και απώλεια επιχειρήσεων. Είναι σημαντικό να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για να διασφαλίσουν ότι συμμορφώνονται με τον ΓΚΠΔ και προστατεύουν τα προσωπικά δεδομένα των συμμετεχόντων.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Πρόσθετες πληροφορίες για την πηγή: 

• PDF από το Συμβούλιο Βιομηχανίας Εκδηλώσεων : https://insights.eventscouncil.org/Portals/0/Documents/Article%20Body/the-general-data-protection-regulation-final.pdf
• CVent Webinar: Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR): GDPR: Τον καταλαβαίνετε; https://hello.cvent.com/CRSClientsGDPRWebinar_Recording-Page.html?cid=7011N000000SngsQAC

Για να δείτε πώς το RaceID χειρίζεται τα δεδομένα των συμμετεχόντων, διαβάστε αυτό το άρθρο.