Martin Holmstrand - Newsletter e notifiche push

Martin Holmstand è un ex sciatore d'élite che ha iniziato a organizzare gare circa 10 anni fa. Tutto è iniziato con la fondazione dell'Axa Ski Marathon, quando era ancora uno sciatore di fondo attivo, e ora il suo obiettivo principale è quello di essere il direttore di gara della nuova serie svedese di gare di sci. 157XCC Originali. Martin ha anche co-fondato la Coppa di Svezia di sci a lunga distanza e ha dato vita a una serie di gare di successo durante il suo periodo di organizzazione di gare. La sua specialità è lo sci di fondo, ma in estate è possibile partecipare anche alle gare di roller e di corsa organizzate da Martin.

Abbiamo avuto modo di parlare con Martin delle sue gare, di come ha affrontato la pandemia e i suoi effetti che, tra l'altro, hanno portato a iscrizioni straordinariamente tardive (75 al giorno una settimana prima in alcune delle gare di Martin!) e di come utilizza gli strumenti di comunicazione di RaceID per tenere aggiornati e felici i suoi partecipanti.

Continuate a leggere per ottenere preziosi consigli su come ottimizzare e migliorare la comunicazione con i partecipanti e la logistica delle vostre gare.

Guarda l'intervista in formato video in svedese:

- Con il successo di The Originals, sembra che siate riusciti a tornare in piena forma dopo la pandemia. Qual è stata la sfida maggiore durante e dopo la pandemia come organizzatore di gare?

Non credo sia stato difficile recuperare i partecipanti, fortunatamente ne abbiamo avuti circa lo stesso numero di prima della pandemia e anche qualcuno in più in un paio di gare. È stato molto positivo, soprattutto se confrontato con molte altre gare che hanno avuto difficoltà. Nel nostro caso, anche i costi di organizzazione delle gare non sono aumentati in modo drammatico.

Il problema principale è il sistema associativo svedese. Ora è ancora più difficile mettere insieme gli ufficiali di gara, che sono diminuiti molto dopo la pandemia. Soprattutto ora che stiamo facendo molte nuove gare in cui dobbiamo partire da zero e trovare nuove persone che ci aiutino.

Naturalmente anche la disponibilità di neve è una sfida, come per tutte le gare di sci, ma se si ignora questo aspetto, anche distinguersi dalla massa è la parte difficile - ciò che rende le nostre gare uniche e mantiene vivo l'interesse dei partecipanti. In Svezia c'è molta competizione tra le gare di sci: molte gare in poco tempo. Bisogna farsi vedere e sentire.

Ho una discreta padronanza del marketing, ma è importante che i partecipanti sentano di avere un buon rapporto qualità-prezzo e che valga la pena di venire all'evento, che si tratti davvero di una grande esperienza complessiva.

- Avete collaborato con RaceID per un paio d'anni, come pensate che RaceID abbia aiutato le vostre gare a proseguire? Qual è la differenza maggiore rispetto ai precedenti sistemi di gestione degli eventi che avete utilizzato?

Il sistema di RaceID è graficamente più bello, e credo che i partecipanti lo apprezzino. Inoltre, è il sistema stesso a funzionare (io sono un autodidatta in molti sistemi, ma credo che se dovessi immergermi direttamente in questo sistema, l'interfaccia utente è molto più semplice rispetto a molti altri). C'è poi un grande vantaggio, sia per le vendite aggiuntive che sono possibili nella registrazione, sia per la confezione dell'intera registrazione per i partecipanti, che è superiore.

- Siete utenti abituali dell'applicazione RaceID e comunicate con i partecipanti utilizzando e-mail e notifiche push: potete descrivere come utilizzate gli strumenti di comunicazione di RaceID per comunicare ai partecipanti le informazioni sulle gare?

L'app (la parte di comunicazione) è stata molto utile. Soprattutto quando si tratta di sci, dove le condizioni meteorologiche possono cambiare molto rapidamente. In passato, è stato molto difficile comunicare cambiamenti rapidi in certe situazioni: dovevo cambiare qualcosa in un PM e magari non raggiungevo i partecipanti fino a quando non erano sul posto a ridosso della gara. Ora che posso usare l'app di comunicazione e le notifiche push, è così facile aggiornare i partecipanti su cose come gli aggiornamenti del percorso o i cambiamenti delle condizioni meteorologiche. Le informazioni che devono essere inviate con breve preavviso possono essere inviate rapidamente e raggiungono i partecipanti in modo più efficiente, perché è possibile inviare contemporaneamente sia le e-mail che le notifiche push, ad esempio.

- Come partecipante - dal momento dell'iscrizione, come posso aspettarmi che la comunicazione fluisca?

Per le mie gare, invio spesso una newsletter. Supponiamo che vi siate iscritti circa 6 mesi prima della gara: all'inizio riceverete una newsletter ogni tre o due settimane. Quando mancano 2 mesi, riceverete una comunicazione settimanale. Nell'ultima settimana, di solito invio circa 3 aggiornamenti via e-mail. Quindi tendo a essere frequente con le newsletter. Mi collego anche in modo che le stesse informazioni siano disponibili sui social media e sul sito web. Se hai 500 o 1000 partecipanti, c'è sempre una certa percentuale che si perde tutto... ma se riesci a essere presente in tutti i forum, puoi almeno fare riferimento alle informazioni che escono correttamente!

Entro 24 ore dalle gare (di solito già dopo 12 ore), invio un resoconto della gara e una valutazione. e una valutazione. La valutazione è standardizzata per tutte le gare, in modo da poterle confrontare. Dopo la stagione, ci riuniamo in gruppi di gara per confrontare le valutazioni e vedere cosa possiamo migliorare per la stagione successiva. Utilizziamo anche molte delle statistiche contenute nei dati di iscrizione su RaceID, per vedere ad esempio i dati demografici e la distribuzione dei sessi.

- Ha qualche consiglio da dare ad altri organizzatori per una comunicazione efficace con i partecipanti?

In primo luogo, naturalmente, vorrei raccomandare l'app RaceID (per poter inviare notifiche push e messaggi direttamente ai partecipanti).

Poi, direi di utilizzare tutti i forum che esistono per comunicare, in particolare le newsletter. È difficile che i partecipanti si perdano. Se, ad esempio, le informazioni vengono diffuse solo sui social media, è facile che si perdano nei feed. 

Il segreto è ripetere le informazioni, più di quanto si pensi. Dopotutto, vedo alcune gare che sono pessime in questo senso, e poi probabilmente ci sarà solo un PM al massimo una settimana prima della gara. Tutto qui. È necessario essere più proattivi e inviare le informazioni per tempo e più volte.

Lo scorso inverno molte gare sono state annullate perché non c'erano abbastanza partecipanti quando mancavano 2 settimane. Ma... la maggior parte si iscrive quando manca una settimana! Un consiglio è quello di essere preparati a ricevere le iscrizioni in ritardo. Assicuratevi di semplificare l'iscrizione in modo che sia possibile iscriversi a ridosso della gara.

Quest'anno le iscrizioni sono arrivate in ritardo rispetto al solito. In parte, i partecipanti vogliono vedere in che condizioni sono e in relazione alla recessione - se devono spendere 70-80 euro per l'iscrizione, vogliono avere la garanzia di vivere l'esperienza. In generale, non credo che siano sensibili alle scale di prezzo prima della gara, almeno per noi non ha fatto molta differenza. È più importante se si riesce a riempire una gara in anticipo - per esempio, la Craft Ski Marathon di solito si riempie rapidamente perché la gente sa che c'è un numero limitato di posti. Le persone arrivano in ritardo e bisogna essere preparati a questo. Quest'anno abbiamo avuto un caso estremo, la Moraloppet. Quando mancava una settimana, avevamo 250-300 partecipanti. Poi ci sono state 75 iscrizioni ogni giorno nella settimana precedente la gara, per cui alla fine, il venerdì sera, erano 900!

È stato estremo. Ma se non si è preparati, è facile perdere metà delle entrate! Pensate a facilitare le iscrizioni tardive e a trovare soluzioni universali per non ritrovarvi con pettorali numerati o medaglie con un certo anno scritto sopra... Siate flessibili e intelligenti con il materiale che ordinate.

 

Ringraziamo Martin per i suoi preziosi consigli e ci auguriamo che possiate trarre ispirazione dall'intervista. Se desiderate un ulteriore aiuto per la comunicazione con i partecipantipotete trovare molti altri consigli nel centro di apprendimento per organizzatori.

Per saperne di più su Martin e per informazioni sulle gare che organizza, visitate il sito web sito web 157XCC Originals.