Ryan Provencher è un appassionato di nuoto in acque libere e direttore di gara della Karl-Oskar Swim di Växjö, in Svezia. Quest'anno ha utilizzato per la prima volta la soluzione RaceID per la gestione delle gare e l'app RaceID per il cronometraggio e condivide con noi i suoi risultati e le sue riflessioni in questa intervista. 

Punti di forza: 

• Dopo il passaggio a RaceID, Ryan è riuscito a ridurre dell'80% il tempo dedicato all'amministrazione della gara rispetto al sistema precedente.
• Sono stati inoltre in grado di tagliare circa il 60-70% dei costi, passando all'App RaceID Timing invece di utilizzare il Chip Timing. 
• Hanno pensato che fosse facile imparare a usare l'App per il cronometraggio e con l'aiuto dei video tutorial e delle guide Ryan ha potuto formare facilmente i suoi volontari e il suo staff.

Vedere l'intervista in formato video:

Informazioni sul nuoto Karl-Oskar 

La Karl Oskar Swim è una rinomata gara di nuoto in acque libere in Svezia, nata circa 8 anni fa. Come dice il nome, è un omaggio a Karl-Oskar e Kristina, personaggi di un famoso romanzo svedese "The Emigrants", che racconta la storia del primo gruppo di emigranti dalla Svezia agli Stati Uniti nel 1850. 

La gara è iniziata con la distanza ispirata all'anno in cui Karl-Oskar e Kristina hanno iniziato il loro viaggio, 1850 m, ma Ryan si è subito reso conto che questa distanza non rappresentava una sfida sufficiente per i nuotatori che si recavano da tutta la Svezia nella piccola città di Växjö. Per questo motivo ha aggiunto una nuotata di 5000 m al programma, e ora le distanze sono tre: 5000 m, 1850 m e 925 m per i principianti. Per ogni distanza sono previste due classi: nuotatori amatoriali e una classe d'élite per uomini e donne. 

Intervista al direttore di gara Ryan Provencher

Quale sistema di gestione delle gare utilizzava prima e come mai ha deciso di passare a RaceID? 

Abbiamo avuto una lunga storia di cambi di sistemi, cercando di far funzionare tutto. Purtroppo, tutti i sistemi che abbiamo provato ci hanno creato un sacco di lavoro extra. Abbiamo provato di tutto, dal sistema di prenotazione della scuola di nuoto all'utilizzo di e-mail e pagamenti a parte. La maggior parte delle persone lavora su base volontaria nella nostra organizzazione e avevamo bisogno di una soluzione che ci permettesse di concentrare il nostro tempo sulle cose giuste: la gara vera e propria e i nostri partecipanti. Con i vecchi metodi, passavo più tempo a rispondere alle e-mail su come il sistema non funzionava che a creare una grande esperienza per i nostri nuotatori.

Fortunatamente abbiamo trovato RaceID a metà di questa stagione e abbiamo deciso di cambiare, anche se avevamo iniziato le iscrizioni con un altro sistema. Tutti noi rimpiangiamo di non aver preso questa decisione prima! 

In che modo l'utilizzo del sistema di gestione degli eventi e di registrazione RaceID vi ha aiutato nel vostro lavoro quotidiano con la gara? 

Ha reso il nostro lavoro molto più semplice. Prima avevamo sistemi diversi per le iscrizioni, i pagamenti e i tempi e avevamo troppo lavoro e problemi con gli elenchi excel e le importazioni/esportazioni tra i sistemi. 

Quando abbiamo avuto accesso all'Admin e all'App RaceID, abbiamo potuto semplicemente attivarla e seguire le iscrizioni e vederle automaticamente nella lista di partenza, per poi averle pronte nell'App il giorno della gara. Ci ha tolto un sacco di grattacapi e di lavoro di preparazione. 

Com'è stata la tua esperienza nell'utilizzare per la prima volta l'app di cronometraggio RaceID? 

Sì, all'inizio eravamo un po' titubanti. In passato abbiamo utilizzato cronometro e cronometraggio manuale, mentre negli ultimi quattro anni abbiamo utilizzato il cronometraggio con chip. Quest'anno abbiamo deciso di provare l'app di cronometraggio RaceID e ne siamo molto soddisfatti. Grazie a tutti i tutorial e al materiale che ci è stato fornito, è stato facile imparare e formare il team e i volontari all'uso. 

Abbiamo utilizzato un dispositivo per classe ed è andata molto bene. Naturalmente, potrebbe esserci una piccola differenza nel tempo di arrivo con l'aspetto manuale di premere il pulsante per il concorrente, ma soprattutto nel nuoto in acque libere non è il tempo esatto con i decimi di secondo che conta, è più il luogo. Non abbiamo avuto lamentele o ritardi con il passaggio all'app, tutti erano soddisfatti. 

Quali differenze o miglioramenti avete riscontrato utilizzando il cronometraggio RaceID rispetto al vostro precedente metodo di cronometraggio?

Con l'app, non abbiamo dovuto preparare chip, sacchetti ecc. Se qualcuno voleva iscriversi, poteva farlo il giorno della gara. L'app era così facile da usare che abbiamo potuto aprire le iscrizioni fino a 15 minuti prima della partenza. Se qualcuno voleva iscriversi, lo abbiamo aggiunto manualmente direttamente nell'app, assegnandogli un numero di partenza e scrivendolo semplicemente sul cappellino, e ha potuto partecipare. Questo è stato un netto miglioramento per noi, visto che con il nostro precedente sistema di cronometraggio con chip dovevamo chiudere un'ora prima della partenza. 

Abbiamo anche ottenuto un risparmio del 60-70% sul costo della soluzione di cronometraggio. Prima avevamo costi separati per la registrazione e il cronometraggio. Ora, grazie a RaceID, siamo riusciti a risparmiare molto denaro e non abbiamo intenzione di abbandonare RaceID nei prossimi anni! 

Consiglieresti RaceID a un altro organizzatore? Perché?

Sì, e in effetti l'ho già fatto. Come ho già detto, con tutta l'energia che abbiamo nell'organizzazione vogliamo organizzare una buona giornata di gara. Vogliamo che le persone si presentino al lago e si rendano conto che si tratta di una competizione a tutti gli effetti e che vivano una grande esperienza. 

Non abbiamo dovuto rispondere a nessuna domanda sul processo di iscrizione alla gara: tutto era disponibile sul sito web. Tutti hanno potuto utilizzare un account RaceID esistente o crearne uno nuovo al momento dell'iscrizione. 

Nel complesso, il risparmio di lavoro amministrativo è stato dell'80-90%. Questo è sufficiente per non pensare a nient'altro! È stato facile da usare per tutti, ed è stato fantastico poter usare l'app sui nostri telefoni al lago senza dover portare un computer portatile. 

Inoltre, mentre i nuotatori arrivavano, i risultati sono stati messi online immediatamente. Così le persone che non erano a Växjö a guardare, gli amici e i parenti, hanno potuto seguire la gara in diretta a distanza. Quando avevamo altri sistemi, c'erano sempre problemi e tutti aspettavano che pubblicassimo i risultati diverse ore dopo. 

Avete suggerimenti per migliorare il sistema RaceID?

No, non proprio, abbiamo imparato facendo. All'inizio abbiamo avuto qualche problema a marcare un nuotatore alla partenza e a capire come farlo correttamente, ma seguendo le esercitazioni siamo riusciti a fare tutto bene per il giorno della gara con un po' di pratica. 

Ringraziamo Ryan per l'intervista e gli auguriamo la migliore fortuna per il prossimo anno! 

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