I 5 errori più comuni che gli organizzatori commettono il giorno della gara

Il giorno della gara è un momento incredibilmente emozionante per l'organizzatore. Si inizia con un caffè e con gli occhi lucidi, spesso nelle prime ore del mattino, e poi si entra subito in azione per prepararsi a quella che sarà una lunga giornata.

Gli eventi sono il culmine del successo di molte componenti: pianificazione operativa, marketing e realizzazione dell'evento. Il tutto combinato insieme per offrire ai partecipanti un'esperienza incredibile e sicura il giorno della gara. 

Il crescendo di attività aumenta sempre di più, fino a quando il fischio d'inizio suona e i partecipanti partono, seguiti da un insolito momento di calma. Ma non per molto, perché ci sono sempre lavori da fare e una gara attiva da gestire. 

L'ultimo partecipante ha tagliato il traguardo e si tira un piccolo sospiro di sollievo perché tutti gli atleti sono tornati a casa sani e salvi. Tuttavia, chi è stato nel "gioco" per un po', sa che questo è solo metà del lavoro. Mentre si è sempre più stanchi, c'è l'attrezzatura da organizzare, i risultati da elaborare e le persone da ringraziare. 

Come persona che ha organizzato gare di nuoto, gare di avventura e gare di trail, ho fatto un sacco di errori il giorno della gara. Herti consigli pratici Ho imparato dai miei errori e da altri eventi: i 5 errori più comuni che gli organizzatori commettono il giorno della gara. Spoiler alert: si tratta del parcheggio e dei servizi igienici!

1) Sottovalutare la velocità con cui si muovono le cose

Il giorno della gara il tempo è sempre contro di voi. E inesorabilmente sembra ticchettare sempre più velocemente quanto più ci si avvicina all'inizio della gara, l'ultima ora volerà letteralmente via. 

È fondamentale fare tutto il possibile prima del giorno della gara. Ecco alcune aree pratiche che potete gestire prima del giorno della gara: tracciatura del percorso, allestimento della sede e test dell'attrezzatura. Vediamo di approfondire queste aree: 

La tracciatura del percorso dovrebbe sempre essere effettuata prima del giorno della gara e almeno il giorno prima per avere il tempo di reagire a problemi imprevisti del percorso.  

Esempio: Nell'organizzare una gara d'avventura nelle Highlands scozzesi, avevo controllato il percorso in inverno. In estate, il giorno prima della gara, ero fuori a tracciare il percorso e con orrore ho trovato felci impraticabili più alte di una persona che bloccavano un intero tratto di 1,5 km. Il paesaggio era completamente cambiato e una parte fondamentale del percorso era ora impraticabile. Il proprietario del terreno è stato contattato e ha avuto il tempo di liberare un sentiero attraverso le felci con un trattore. Cosa che non sarebbe stata possibile se il percorso fosse stato tracciato il giorno stesso della gara.

Allestire i luoghi principali, come la zona di partenza/arrivo e le aree di registrazione il giorno prima, vi permetterà di avere più tempo il giorno della gara o, se non altro, di dormire un po' di più al mattino! 

Una nota per chi organizza per la prima volta o per una nuova sede di gara. Raddoppiate il tempo previsto per ogni compito. Ad esempio, se dovete allestire il luogo di registrazione e pensate che ci vorrà un'ora, prevedete due ore. Prevedete due ore. 

Infine, ma non meno importante, testate a fondo la tecnologia e le attrezzature. La registrazione dei risultati sembra un compito semplice, ma in pratica è buona solo quanto il sistema di cronometraggio che voi o il team dell'evento gestite. In questo caso, dare ai cronometristi tutto il tempo necessario per "provare" nelle settimane precedenti la gara evita qualsiasi passo falso il giorno della gara. 

2) Inchiodare il parcheggio 

Il parcheggio delle auto richiede una precisione militare e spesso viene trascurato quasi come un ripensamento per molte gare. Nelle fasi di pianificazione, è indispensabile una stretta consultazione con la sede della gara e piani di emergenza per il tempo piovoso e per i fattori che potrebbero influire sulla capacità dei partecipanti di accedere o parcheggiare senza problemi.

Esempio: Ho assistito in prima persona al fallimento del parcheggio di un campionato di cross country, con conseguenze catastrofiche per gli organizzatori. Una coda di auto lunga oltre un chilometro ha bloccato una strada fondamentale per i servizi di emergenza. È stata chiamata la polizia e il proprietario del terreno ha revocato l'autorizzazione all'evento con i partecipanti in loco. Tutte le gare sono state annullate, il che è stato terribile per gli organizzatori, i partecipanti e la sede della gara, e completamente evitabile se si fosse prestata attenzione a un piano di gestione dei parcheggi di base. 

Ci sono alcuni trucchi per parcheggiare bene l'auto:

Un responsabile del parcheggio designato, con 3-4 aiutanti che sanno cosa fare, può parcheggiare rapidamente migliaia di auto. Questo, insieme a un flusso costante di traffico, è essenziale. In nessun caso i partecipanti possono abbassare il finestrino per parlare con l'assistente di volo. Le auto devono essere tenute in movimento finché non sono tutte parcheggiate.

Perché il parcheggio è importante? È la prima esperienza che gli atleti avranno della vostra gara. E poiché la prima impressione è importante, un parcheggio efficiente e organizzato darà il giusto tono alla gara. 

3) Carenza di servizi igienici 

Un errore così semplice, che è facile commettere più volte. Avere un numero inferiore di servizi igienici consente di ridurre i costi dell'evento e sembra un'ovvietà avere il numero minimo assoluto di servizi igienici necessari per la gara. Sbagliato, sbagliato e ancora sbagliato! 

Tutti i partecipanti vorranno utilizzare i servizi igienici nello stesso momento per un'ultima pulizia del sistema prima della gara. La richiesta di servizi igienici raggiungerà il picco nei 30 minuti precedenti la gara e in molti eventi si assiste a lunghe code di persone. 

Anche in questo caso, pensate all'esperienza dell'atleta. L'accesso ai servizi igienici quando si è sotto pressione per la partenza di una gara e si ha la necessità di "andare" creerà una fila di atleti agitati. Vale la pena spendere un po' di più per avere più servizi igienici e avere partecipanti più rilassati e felici. Anche un orinatoio per uomini aiuta ad alleggerire la pressione sui servizi igienici. 

Per ottenere ulteriori suggerimenti su come allestire la vostra arena, consultare questo articolo.

4) Essere distratti da fornitori, clienti, pubblico in generale e praticamente da chiunque.

In qualità di organizzatore, a un certo punto della preparazione o della gara, è probabile che siate il punto di contatto di tutti. Questo rappresenta un problema unico che vi distrae dal vostro compito principale, che è quello di garantire lo svolgimento sicuro dell'evento. 

Il direttore di gara Shane Ohly ha notoriamente detto ai partecipanti: "Non sono vostro amico". Questo non perché Shane non sia una persona amichevole e di buone intenzioni, ma perché deve dare priorità alla sicurezza dell'evento. sicurezza dell'evento sicurezza dell'evento. E anche con le migliori intenzioni, una chiacchierata di cinque minuti con un partecipante distrae da cinque minuti spesi altrove. I membri del pubblico e gli spettatori sono generalmente un inconveniente per la gestione dell'evento. Le lamentele arrivano inevitabilmente ai vertici e quando ci si dovrebbe assicurare che tutti i commissari di percorso siano al loro posto, si ha a che fare con un passeggero arrabbiato.

Per risolvere questo problema, è utile avere due referenti chiave nel team di gestione dell'evento, uno che guida la sicurezza e l'altro che assume un ruolo di front of house. I fondatori di ÖTILLÖ Swimrun, Michael e Mats, ne sono un ottimo esempio. Mats gestisce la sicurezza e Michael il front of house. Funziona davvero bene. 

Un buon direttore di gara darà la possibilità a un team di persone di aiutare a portare a termine le operazioni del giorno della gara. Il modo migliore per farlo è un team di gestione dell'evento composto da 4-5 persone, ognuna delle quali sa quali sono le proprie responsabilità individuali e quando è necessario intervenire. Per saperne di più su alcuni dei ruoli chiave di un team di gestione dell'evento qui.

5) Non riuscire a sorridere 

Non vedi che sono molto serio e stressato? 

Il miglior team di gestione di un evento è un team rilassato. Lo stress è contagioso e si ripercuote in tutte le aree dell'evento. Essere un'autorità rilassata, calma e allegra farà emergere il meglio dal team di gestione dell'evento, che a sua volta si rifletterà sulla cultura della gara nel suo complesso. 

Ricordatevi di sorridere nonostante i vostri evidenti nervi e punti di stress. È così importante da fare e anche così facile da dimenticare nella frenesia di una giornata di gara. 

In casi molto rari, è necessario utilizzare i linguaggi di comando per garantire la sicurezza. Il linguaggio dei comandi è un'istruzione semplice e urgente di fare qualcosa. L'espressione "fai subito questo" ha molta più forza in una cultura rilassata e allegra che non se l'intera cultura è autoritaria con il direttore di gara che abbaia comandi. 

Quindi lavatevi i denti e fate il vostro sorriso. 

Un'adeguata pianificazione e preparazione previene prestazioni scadenti! 

Le 7 P sono una famosa frase della pianificazione militare britannica e possono essere applicate all'organizzazione di gare ed eventi. 

In sintesi, la pianificazione e la preparazione sono tutto. Più cose si possono fare prima del giorno della gara, più tempo si ha a disposizione per reagire agli imprevisti e creare una cultura rilassata per il team dell'evento. La mancanza di preparazione provoca l'effetto opposto.

Quindi fate tutto il possibile nei giorni precedenti la gara, sia che si tratti di tracciare il percorso, sia che si tratti di allestire la sede o di testare l'attrezzatura. 

Pensate a quelle componenti poco eleganti del giorno della gara, che sono probabilmente i primi due punti di contatto con gli atleti prima ancora di arrivare alla registrazione. Il parcheggio delle auto e la presenza di un numero sufficiente di servizi igienici sono due elementi che contribuiscono a rendere gli atleti più rilassati. 

Infine, siate allegri e fiduciosi per dare il giusto tono alla gara. 

Se avete bisogno di ulteriore aiuto per assicurarvi di avere tutto pronto e pianificato per la vostra gara, consultate la Lista di controllo dell'organizzatore definitivo!